جزوه مديريت و اصول سرپرستي(گروه‌های کاری و کارکنان سازمان)- تألیف، تهیه، تدوین و جمع‌آوری شده توسط

 

جزوه مديريت و اصول سرپرستي(گروه‌های کاری و کارکنان سازمان)
    تألیف، تهیه، تدوین و جمع‌آوری شده توسط این‌جانب(یاسم امامی، مُدرِس دانشگاه)

 

 

فهرست فصول :

فصل اول : سرپرستي در سازمان

الف- اصول سرپرستي در سازمان 1
ب- مسئوليت، قدرت و اخلاق سرپرستي 11
ج- سير تحول نظريه‌هاي مديريت و سرپرستي 24

فصل دوم  : هدایت و رهبری در سازمان 49

فصل سوم: اصول و مبانی برنامه‌ریزی 67

فصل چهارم : آموزش کارکنان(وظایف آموزشی سرپرستان)77

فصل پنجم : نظارت و كنترل در مدیریت اسلامی79

فصل ششم : تصمیم‌گیری و حل مسئله 84

فصل هفتم : شیوه‌های مطالعه کار  88  

فصل هشتم : تفويض اختيار و هماهنگي( Delegation of Authority)92

فصل نهم : ارتباطات غیرکلامی 99

 

 

 

 

 

 

 

 

 

فصل اول : سرپرستي در سازمان   
مقدمه

          اولین رده‌ای که به طور مستقیم در پیوند و ارتباط با کارگران و کارکنان سازمان، اعمال وظیفه می‌کند به سرپرست یا سوپر وایزر« سوپروایزرSupervisor» موسوم است. نقش محوری سرپرستان به محور قائم چتر که مبین هدایت سازمان بر اساس به‌کارگیری عناصر فرآیند مدیریت به سمت هدف‌های سازمانی و مبتنی بر چتر فلسفی و نظام ارزشی حاکم بر جامعه و سازمان است، تشبیه شده است. سرپرستان با قبول مسئولیت‌ها، کمیت و کیفیت کار، انضباط کار و ساختن و پرداختن پیشنهاد‌ها برای مدیریت، خود را در حد یک عامل کلیدی در سازمان‌ها رشد داده‌اند.

بنابراین سرپرستان باید با شیوه‌های صحیح برقراری ارتباط و هماهنگی آشنایی کافی داشته باشند تا بتوانند مجموعه‌ی تحت سرپرستی خویش را به بهترین نحو اداره نمایند.

* سرپرست : سرپرست فردی است که از طریق برقراری ارتباط، فعالیت‌های سازمان را به وسیله‌ی زیردستان ( نیروی خط مقدم کار و تولید) به انجام می‌رساند. به عبارت دیگر، سرپرستان مدیرانی هستند که به طور مستقیم مسئولیت هدایت کار و فعالیت کارکنان و زیردستان بلا فصل را بر عهده‌دارند

* سرپرستی : علم و هنر هدایت و رهبری، نظارت و کنترل بر زیردستان را سرپرستی گویند .

* مدیر : شخصی است که مسئولیت عملکرد یک یا چند نفر از افراد در سازمان را عهده‌دار است . مدیران با مجموعه متعددی از عناوین مثل ؛ سرپرست، رهبر گروه، مدیر بخش، مدیر اداره و معاون در ارتباط بوده و جزء ارزشمندترین منابع یعنی منابع انسانی سازمان به شمار می روند .

* مدیریت : فرآیند به‌کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی، مالی، اطلاعاتی و انسانی از طریق برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و رهبری برای دستیابی به اهداف سازمانی بر اساس نظام ارزشی و چتر فلسفی حاکم بر جامعه را مدیریت گویند .

* بهره وری : عبارتست از بدست آوردن حداکثر سود ممکن با بهره گیری و استفاده بهینه از نیروی کار، توان استعداد و مهارت نیروی انسانی، زمین، ماشین، پول، تجهیزات، زمان، مکان و … به منظور ارتقاء رفاه جامعه.

* سازمان : سازمان عبارت است از یک رشته روابط منظم و منطقی بین افراد که وظایف پیچیده و متعددی را انجام می‌دهند و به منظور تأمین هدف‌های مشترک خاصی در کنار هم قرار می‌گیرند . از طرفی هر جا سخن از سازمان می‌گردد غالباً با واژه‌هایی از قبیل ساختمند و جهت‌دار مترادف و با هرج‌ومرج متضاد است. پیتر دراکر، عنصر حیات‌بخش هر سازمان را مدیریت آن سازمان می‌داند.

 

 

 

ارزش و اهمیت سرپرستی

ضرورت، ارزش و اهمیت سرپرستی از دیدگاه اسلام(آیات و روایات) :

در قرآن کریم به جای کلمه‌ی سرپرست از واژه‌هایی نظیر مدبر، رسول، امام، خلیفه استفاده شده است . خداوند سبحان در رأس نظام هستی به عنوان نخستین مدبر، تدبیر امور را به دست گرفته است « یُدَّبر الامر مِن السَماءِ إِلی الاَرض»( خداوند امور را از آسمان تا زمین تدبیر می‌کند) حضرت علی (ع) در خصوص ضرورت سرپرستی می‌فرمایند: برای کارهایت سرپرستی برگزین که بزرگی کار بر او چیرگی نیابد  و فراوانی کارها او را خسته نکند .

حضرت علی (ع) نقش سرپرست در جامعه را به سه چیز تشبیه نموده است :

1- نخ تسبیح : که اگر پاره شود دانه‌ها از هم پراکنده می‌شوند(نقش هماهنگی).

2- عمود خیمه : که اگر شکسته شود خیمه فرو می‌نشیند(نقش بنیادی).

3- محور وسط سنگ آسیاب : که اگر از جا کنده شود، سنگ روی سنگ بند نمی‌شود(نقش محوری).

 

اهمیت سرپرستی

 در مجموعه‌ی فعالیت‌های تولیدی کارخانه‌ها، مراکز صنعتی و خدماتی، نیاز به سرپرستی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و سرپرستان نقش حائز اهمیتی دارند چرا که این افراد علاوه بر ارتباطی که مابین کارکنان و مدیران برقرار می‌کنند و کلیه‌ی فعالیت‌ها را به سوی اهداف مدیریت هدایت می‌کنند با بهره‌گیری از امکانات موجود می‌توانند ضمن هماهنگی با سایر واحدهای ذی‌ربط از طریق تقسیم کار، راهنمایی، نظارت و کنترل و ارزیابی نیروی انسانی تحت سرپرستی خود را به شکل مطلوبی رهبری نمایند. تنش‌ها، اعتصابات، تأخیرهای هنگام ورود، تعجیل در خروج و حل مشکلات و نظایر آن موضوعاتی است که در یک سازمان همیشه وجود داشته و شخصی که بتواند تنش‌ها را کاهش داده، انگیزه‌ها و نیازهای افراد را تشخیص دهد و تلاش کارکنان را جهت دستیابی به اهداف سازمان بکار گیرد، سرپرست است .

قرآن کریم در آیه 24 سجده  می‌فرماید ؛ « وَجَعلنا مِنهُم اَئمهً یَهدُونَ بِاَمرِنا »

برخی از آنان را پیشوایانی قراردادیم که به فرمان ما مردم را هدایت کنند.  و پیامبر اکرم (ص)فرموده‌اند ؛ کسی که متولی امور ده نفر شود، باید اندیشه چهل نفر را داشته باشد و کسی که مسئولیت اداره چهل نفر را بر عهده بگیرد باید عقل و اندیشه چهارصد نفر را دارا باشد .

نقش‌های سرپرست

موقعیت سرپرست خط اول در سازمان‌ها از این جهت منحصربه‌فرد است که تنها مدیری است که کار افراد غیر مدیر را سرپرستی می‌کند. از آنجا که میل به هدف‌های سازمان به این بستگی دارد که کارها در سطح اجرایی چگونه انجام می‌شود، بنابراین موقعیت سرپرستان خط اول سازمان اهمیتی بیشتر یافته است. حال چند نظر مختلف را در مورد نقش مناسب سرپرست مورد توجه قرار می‌دهیم  با اینکه امروز سرپرست عضوی از کادر مدیریت به شمار می رود، از لحاظ تاریخی نظرات مختلفی درباره‌ی نقش مؤثر وی در سازمان وجود داشته و تأثیر این نظرات هنوز هم احساس می‌شود . نخستین نظر که به طور خاص بر اهمیت شغل سرپرست در سازمان تکیه دارد وی را به عنوان عضو مؤثر در کادر مدیریت مشخص می‌کند. در قالب عضو مؤثر، سرپرست از نظر کارکنان نماینده‌ی مستقیم مدیریت عالی است که با آن‌ها در تماس رودررو است و تأمین‌کننده‌ی نظرات و اوامر افراد مافوق است. نظریه‌ی دیگری سرپرست را یک واسطه بشمار می‌آورد که میان توقعات و احتیاجات مدیریت عالی و کارکنان گرفتار است. نقش دیگری که به سرپرست اطلاق می‌شود این است که او را فردی حاشیه‌نشین می‌داند که فقط عنوان سرپرستی را یدک می‌کشد که نه اختیاری به او داده‌شده و نه کارگران از او توقعی دارند. نظریه دیگری درباره‌ی سرپرست هرچند که امروز چندان مورد قبول نیست این است که به جای آنکه او را عضو کادر مدیریت به حساب آورد متعلق به گروه دیگری از کارکنان می‌داند( نماینده‌ی کارگران) . در این موقعیت سرپرست به عنوان سخنگو نماینده‌ی کارگران خواسته هادی آنان را برای مقامات بالا تشریح و طالب حقوق و منافع آن‌ها است و از کارگران حمایت می‌کند و در مواردی ممکن است به مدیران بالادست تحمیل شده باشد. با آنکه موقعیت قانونی سرپرستان تغییر یافته است اکثر آن‌ها هنوز چنین تصور می‌کنند که بیشتر به کارکنان گرایش دارند تا به گروه مدیران. نقش دیگری که برای سرپرست در نظر گرفته‌شده به عنوان کارشناس روابط انسانی است. از دید این نظریه سرپرست یکی از کارشناسانی است که تخصص او به حل و فصل مسائل مربوط می‌شود. این نظریه بیشتر در سازمان‌هایی که تا حد زیادی متمرکز است مصداق دارد. با این وجود صرف‌نظر از نوع سازمان هر گاه از سرپرستان سؤال می‌شود که عمده‌ترین مسائل شغلی خود را مشخص کنید به طور ثابت همیشه از مسائلی مانند انگیزش کارکنان و تضاد میان افراد نام می‌برند و به این ترتیب به نقش ضروری خود به عنوان کارشناس روابط انسانی اعتراف می‌نمایند. در نگرشی که از نظریات مختلف درباره‌ی نقش سرپرست چه از دیدگاه تاریخی و چه از دیدگاه فعلی به عمل آمد پنج نظریه عمده مشخص گردید که عبارت بودند از: عضو مؤثر، فرد واسطه، فرد حاشیه‌نشین، کارمندی دیگر و کارشناس روابط انسانی. اگر چه امروزه تا حدودی کلیه این نظریات درباره‌ی نقش سرپرست مصداق دارد با این وجود به منظور بهبود موقعیت سرپرست در کارایی مؤثر باید کوشش شود که نقش اصلی او به صورت نقش عضو مؤثر در کادر مدیریت درآید . 

 

وظایف  سرپرستی

نظر به اینکه سرپرستی پل ارتباطی بین مدیران میانی و نیروهای عملیاتی خط مقدم کار است، سرپرست کسی است که وظیفه هدایت، رهبری، نظارت و کنترل زیردستان را برای اطمینان از حصول کار به عهده می‌گیرد. در یک دسته‌بندی وظایف ذیل برای سرپرستان ارائه‌شده است :

1- اتخاذ روش و تعیین اهداف و دست بر نداشتن از هدف تا رسیدن به آن .

2- تعیین و تدارک ابزار کار و آماده سازی محیط کار و ایجاد فضای مطبوع و مناسب به منظور تأمین بهداشت و ایمنی محیط کار.

3- اتخاذ تصمیم، برنامه‌ریزی، تعیین وظایف کارکنان سطح عملیاتی و تعیین زمان‌بندی و زمان‌سنجی کارها.

4- ایجاد ارتباط مؤثر و برقراری روابط انسانی در سازمان و هماهنگی و ارتباط صحیح میان واحدها.

5- آموزش دادن و ارائه الگوهای صحیح مهارت‌ها دی فنی و حرفه‌ای لازم به زیردستان.

6- ایجاد انگیزش و رضایت‌مندی کارکنان جهت تحقق اهداف سازمانی با استفاده از نفوذ در زیردستان و تشویق و ترغیب آن‌ها در انجام وظایف سازمانی.

7- هدایت و رهبری، راهنمایی و ارشاد  و نصیحت کردن زیردستان و ارائه الگوی رفتاری مناسب به آن‌ها.

8- نظارت و کنترل مستمر افراد و زیردستان و تقویت روحیه‌ی خود کنترلی در افراد.

9- ارزشیابی و ارزش‌گذاری بر عملکرد افراد و مقایسه عملکرد موجود با اهداف و تعیین میزان انحراف از هدف و انجام اقدامات اصلاحی و انتخاب معیار مناسبی برای تشویق، پاداش، جایزه و تنبیه.

10- توانایی بهبود روش‌ها و تغییرپذیری و تحول در سازمان  به منظور رشد و تعالی و پویایی سازمان.

 

در دسته‌بندی دیگر وظایف عمده‌ای که باید توسط سرپرستان انجام گيرد، به صورت زیردسته‌بندی شده :

1- خلاقیت و نوآوری : خلاقیت عبارت است از به‌کارگیری توانایی هادی ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید. ضرورت و پیش‌نیاز هر گونه تحول عینی و ملموس و نوآوری مادی و فیزیکی(در حکم سخت‌افزار) وجود و پیدایش فکر و مفهوم جدید و مجموعه‌ای از اندیشه‌ها، الگوها، نظریه‌ها و روش‌های جدید یعنی خلاقیت و در واقع(نرم‌افزار) است.

 نوآوری(ابداع) یعنی کاربرد فکرهای جدید . خلاقیت با ساختن و یافتن فکرهای جدید سروکار دارد و نوآوری در کاربرد این فکرها و تبلور آن در یک نمود و مصداق مشخص. سرپرستان خلاق غالباً از سایرین متمایز هستند. همچنین سرپرستان می‌توانند مشوق یا بازدارنده خلاقیت افراد باشند زیرا یکی از مهم‌ترین راه‌های ظهور نوآوری و خلاقیت به وجود آوردن فضای محرک خلاقیت است. 

2- مسئله یابی و برنامه‌ریزی : سرپرستان از دو طریق مستقیم( انحراف از تجربیات گذشته، انحراف از برنامه تعیین‌شده، پیشی گرفتن رقبا و غیرمستقیم از (طریق کارکنان، از طریق مافوق‌ها، از طریق ارباب‌رجوع یا مشتری) از وجود مسئله و مشکل در محیط کار خودآگاه و مطلع می‌شوند.

3- رهبری، انگیزش و ایجاد تعهد در کارکنان : رهبری وقتی تحقق می‌یابد که شخصی بخواهد شخص دیگری را به منظور میل به هدف‌های پیش‌بینی‌شده تحت تأثیر قرار دهد و تعهد، روحیه وفاداری کارکنان برای گردش کار سازمان از اهمیت زیادی برخوردار است.

4- انتخاب و گزینش کارکنان : در فرآیند استخدام کارکنان، سرپرستان فرصت آن را می‌یابند که آزمون‌های کتبی را برگزار کنند و یا معرفی‌نامه‌ها و گواهی‌نامه‌های افراد داوطلب را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهند. آنچه برای آن‌ها ممکن و در جای خود مؤثر است اجرای یک مصاحبه استخدامی از ناحیه سرپرستان در قبال داوطلبان معرفی‌شده از واحد متمرکز امور استخدامی است.

5- آموزش کارکنان : آموزش عبارت است از انجام عملیاتی که منجر به ایجاد و ارتقای دانش، مهارت و رفتارهای مطلوب در نیروی انسانی می‌شود و استعدادهای بالقوه آنان را شکوفا می‌نماید . نیروی انسانی برای انجام کار مؤثر وظایف و مأموریت‌های خود باید از دانش، مهارت، توانایی و رفتارهای اجتماعی لازم و نگرش‌های مناسب برخوردار باشد و آموزش وسیله‌ی شناخته‌شده‌ای است که برای تأمین آن‌ها مورد استفاده‌ی سازمان قرار می‌گیرد.

6- ارزشیابی عملکرد زیردستان : فرآیند رسمی آگاه کردن کارکنان از تشخیص نتایج مثبت و منفی عملکردشان را ارزشیابی می‌نامند. راهبری ارزشیابی عملکرد یکی از مهم‌ترین وظایف سرپرستان است .

 

مهارت‌ها و توانایی هادی سرپرستی

مهارت‌های سرپرستی: سرپرستان برای ایفای نقش خویش باید از سه مهارت اساسی برخوردار باشند، مهارت به توانایی هادی قابل پرورش و مشخص که در عملکرد و ایفای وظیفه منعکس می‌شود اشاره می‌کند :

الف- مهارت فنی : به دانایی و توانایی به کار بردن دانش، روش‌ها، فنون و ابزاری که لازمه‌ی انجام وظایف ورزیدگی در کاربرد فنون خاص است اطلاق می‌گردد و از طریق تجربه، تحصیل و کارورزی کسب می‌شود . ویژگی‌های بارز مهارت فنی آن است که به بالاترین درجه‌ی شایستگی و خبرگی در کار می‌توان دست یافت زیرا این مهارت را می‌توان به صورت دقیق، مشخص و قابل اندازه‌گیری تعیین نمود.

ب- مهارت انسانی : به توانایی و قدرت تشخیص در کار کردن با زیردستان و انجام دادن کار به وسیلۀ آن‌ها که شامل درک و فهم انگیزش و به کار بردن رهبری مؤثر و تأثیرگذاری بر رفتار کارکنان است، اطلاق می‌گردد . مهارت انسانی در نقطه‌ی مقابل مهارت فنی است .

ج- مهارت ادراکی : به توانایی درک و فهمیدن پیچیدگی‌های کل سازمان و آگاهی از اینکه آیا خود شخص مناسب شرایط سازمان عمل می‌کند یا نه اطلاق می‌گردد(مدیران ردۀ سرپرستی از مهارت فنی و مدیران ردۀ عالی از مهارت ادراکی و مدیران ردۀ میانی به یک نسبت از مهارت ادراکی و فنی تخصصی برخوردارند) .

توانایی هادی هفتگانه‌ی سرپرستی : 

1-                     توانایی استعداد سازمان‌دهی و کارآفرینی . 

2-                     توانایی انگیزش کارکنان . 

3-                     توانایی ایجاد کار استانداردشده .  

4-                     توانایی ایجاد شرایط کار جمعی.

5-                     توانایی تصمیم‌گیری . 

6-                     توانایی یادگیری روابط مؤثر.

7-                     توانایی برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان .

 

منابع چهارگانه‌ی سرپرستی

 سرپرستان برای اداره‌ی امور سرپرستی به منابع چهارگانه‌ی زیر نیازمندند :

1- منابع اطلاعاتی : شامل برنامه‌ها، آئین نامه‌ها و دستورالعمل‌ها .

2- منابع مادی : شامل اشیاء، وسایل، امکانات و تجهیزات مورد نیاز سازمان نظیر ساختمان، زمین و غیره .   

3- منابع مالی : شامل بودجه و اعتبارات و سرمایه هادی مالی سازمان .

4- منابع انسانی : شامل افراد و کارکنان که به عنوان عنصر حیاتی و سرمایه‌ی اصلی سازمان محسوب می‌شوند و جزء مهم‌ترین و اثربخش‌ترین منابع سازمانی به شمار می روند .

کاربرد هر یک از منابع چهارگانه گامی مؤثر در مسیر تحقق هدف‌های سازمانی است. در عصر حاضر برخورداری از سازمان‌های کارآمد در سبک زندگی بسیاری از افراد مسئله‌ای اصلی تلقی می‌گردد لیکن مشکل اساسی اداره امور سازمان‌ها این است که سرپرستان باید منابع چهارگانه‌ی اطلاعاتی، مادی، مالی و انسانی را که غالباً محدود و ناهماهنگ می‌باشند شناخته، آن‌ها را هماهنگ نموده و در جهت تحقق هدف‌ها به کار گیرند.

ویژگی‌هادی اخلاقی سرپرست ایده آل

سرپرست برای انجام وظایف و پاسخگویی مسئولیت‌هایی که به عهده‌دار لازم است، این خصوصیات شخصیتی را دارا باشد و در خود تقویت نماید تا به مقام سرپرست ایده آل نائل آید : شایستگی و امانت‌داری: یعنی داشتن مهارت‌هایی نظیر دانش، بینش و اخلاق و رفتار پسندیده با زیردستان.

 P شخصیت : برخورداری از ویژگی‌هادی شخصیتی نظیر هوش، ذکاوت، خلاقیت و درک صحیح از خود و دیگران از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که مدیر، رهبر و سرپرست را در بین زیردستان و پیروان ارجحیت می‌دهد .

P شور و اشتیاق به کار: شور و اشتیاق به کار و رسیدن به هدف باید در رفتار سرپرست ظاهر گردد و تنها به اظهار علاقه و اشتیاق نباید اکتفا شود .

P شهامت و جسارت : سرپرست در رهبری کارکنان و اداره‌ی کارها باید شهامت داشته باشد و از خطرات و یا شکست خوردن نهراسد .

P اعتمادبه‌نفس: در تصمیم‌گیری اطمینان از صحت اطلاعات ضروری است .

P صداقت، وفاداری، خیرخواهی، خوش‌قولی :  سرپرست لایق به قول و حرف خود پایبند است و افراد به او اعتماد دارند. وفای به عهد موجب آرامش خاطر و دلگرمی کارکنان می‌شود . در گفتار صادق و نسبت به دیگران خیرخواه است .

P مهربانی و همدلی : سرپرست لایق برای ایجاد دوستی و محبت، به علایق زیردستان پاسخ مناسب دوستی را با دوستی می‌دهد و در برابر رفتارهای غلط واکنش مناسب نشان می‌دهد و با رعایت روابط انسانی صمیمیت لازم میان افراد ایجاد می‌نماید .

 

اصول هفتگانه‌ی سرپرستی

در بعضی منابع اصول هفتگانه‌ای برای سرپرستان بیان نموده‌اند که به اهم آن‌ها می‌پردازیم :

اصل یک (وظایف و مسئولیت‌های افراد باید کاملاً روشن باشد) :معمولاً وقتی کسی به کاری گمارده می‌شود قبل از هر چیز باید بداند از او چه می‌خواهند وسایل و مأموریت هادی او کدام‌اند .

اصل دو (افراد باید در انجام وظایف خود هدایت شوند):از کسی نمی‌توان توقع داشت که در دنیای بی‌اطلاعی کار کند، هرمستخدمی علاقه‌مند به آگاهی از وقایعی است که در سازمان رخ می‌دهد و با کار او ارتباط دارد، سرپرست باید از آنچه واقع‌شده یا قرار است واقع شود کارکنان خود را آگاه سازد.

اصل سه(کار رضایت‌بخش مستخدم، باید مورد تشویق قرار گیرد) : افراد مایل‌اند از خدمات صادقانه‌ی آنان تقدیر به عمل آید و مسلماً وقتی خدماتشان مورد توجه قرار گیرد، بهتر و با علاقه‌ی بیشتر کار خواهند کرد . بهتر است تشویق در جمع صورت گیرد .

اصل چهار(کار نامطلوب باید مورد انتقاد قرار گیرد) :انتقاد باید خصوصی باشد، عیب‌جویی در حضور دیگران صرف‌نظر از هر عاملی دیگر ممکن است سبب رنجش سایرین شود. در هر حال انتقاد باید جنبه‌ی سازندگی داشته باشد.

اصل پنج(به مستخدمین باید میدان داد تا بتوانند مسئولیت‌های بیشتر را بپذیرند) :سرپرست موفق کسی است که قبلاً خود را آماده نماید تا شخص با کفایتی را جانشین خود نماید و نگذارد به جریان امور او لطمه وارد آید .

 اصل شش(کارکنان باید برای پرورش استعدادها و نوآوری‌ها در کار خود ترغیب شوند) :سرپرست کاردان کسی است که افراد تحت سرپرستی خود را برای فراگرفتن معلومات، عقاید و افکار جدید، ترغیب و تشویق نماید. این کار مستلزم دارا بودن تخصص و ابتکار است .  سرپرستانی در کار موفق‌اند که بتوانند افکار افراد تحت سرپرستی خود را به کار بیندازند تا با استفاده از پیشنهاد‌ها و عقاید جدید آنان، روزبه‌روز، بر حسن جریان کار بیفزایند. 

 اصل هفت(محیط کار باید بهداشتی و مصون از استرس هادی روحی و روانی باشد) : آخرین اصلی که اغلب کمتر به آن توجه می‌شود، اصل بهداشتی و مصونیت محیط کار مستخدم است. بدون شک اجرای این اصل یکی از مسئولیت‌های سرپرست است. بسیاری از سرپرستان نه تنها در انجام کارهای کم خطر به این مورد توجه ندارند بلکه در کارهای خطرناک هم توجهی به مسئله‌ی مصونیت نمی‌نمایند. در نتیجه، گاه و بیگاه با مشکلات عمده‌ای روبرو می‌شوند که با اندکی توجه می‌تواند از بروز مشکلات جلوگیری نمایند.

 

«  مسئولیت » رسالت خطیری است که به عهده‌ی سرپرست در قبال وظیفه‌ای که بر عهده  وی گذاشته‌اند و باید بر اساس نیاز پاسخگو باشد. در رده‌ی سرپرستی می‌توان به سطوح مختلفی اعتقاد  داشت که مهم‌ترین آن‌ها را شامل ؛ سرپرستی سطح اول، سرپرستی سطح دوم، سرپرستی قسمت و سرپرستی کارها می‌دانند. از طرف دیگر سرپرست در برابر بالادستان، زیردستان، همکاران،کار و محیط کار مسئولیت خطیر دارد.  به هر حال نقش و مسئولیت سرپرست را باید به عنوان یک فرد کلیدی و اثربخش تلقی نمود، سرپرستان نسبت به سایر مدیران سازمان‌ها موقعیت دشوارتری دارند چون سرپرستان سنگ نگه‌دارنده‌ی سقف سازمان هستند، سرپرستان نقطه‌ی پرگار مدیریت‌اند و با موقعیت خاص خود موجبات استحکام سازمان شده و حیات، سلامت و بقای آن را تضمین می‌نمایند و اگر سرپرستان به درستی نقش و مسئولیت خود را ایفا نکنند خطرات جبران‌ناپذیری بر سازمان وارد خواهد شد(در اینجا لازم به ذکر است که : « نقش» به مجموع انتظارات و توقعات از مدیر و رسالتی است که وی ایفا می‌کند).

 

سه حیطه‌ی مسئولیت سرپرستان عبارت است از :

1- تولید.                2- افراد.                     3- دقت.

 

به طور کلی مسئولیت‌های سرپرستان به شرح زیر است(20 مورد) :

1- تعیین نمودن تعداد پرسنل مورد نیاز در واحد تحت سرپرستی .

2- انتخاب نمودن نیروهای جدید .

3- گماشتن کارکنان به مشاغل خاص ویژه .

4- تصمیم‌گیری در خصوص نرخ مناسب دستمزد پرداختی به کارکنان .

5- تشریح و تعیین شرایط و موقعیت کار برای نیروهای جدید الاستخدام .

6- دادن آموزش هادی مورد نیاز به کارگران جدید الاستخدام  .

7- ارزیابی عملکرد و آموزش دادن به نیروهای قدیمی .

8- انتقال دادن کارکنان، به حالت تعلیق درآوردن یا توصیه جهت اخراج کارکنان .

9- موافقت‌کردن با درخواست هادی مرخصی و غیبت کارکنان .

10- تعیین تناسب پاداش‌هادی پرداختی .

11- اختیار لازم داشتن جهت برقراری حق اضافه کاری.

12- اعلام موافقت در خصوص بخش‌هایی از برنامه‌ریزی خاص سازمان، برقراری حق مأموریت و تعطیل کردن بخش‌هایی از کار و فعالیت .

13- اجرای قوانین و مقررات شرکت .

14- حفظ ایمنی شرایط محیط کار .

15- رسیدگی به تصادفات و حوادث .

16- ارتباط و اطلاع داشتن از موضوعات مطرح‌شده .

17- ارتباط و پیوند اولیه با مسائل و مشکلات شخصی کارکنان .

18- نگهداری و راه‌اندازی سیستم بایگانی .

19- گزارش نمودن کار، فعالیت و رخدادها .

20- ایجاد روابط حسنه با افراد برای رسیدن به نتیجه‌ی خوب .

 

دلایل عدم موفقیت سرپرستان(5 مورد) مهم

1- عدم ایجاد جو دوستانه در محیط کار تا کارکنان بتوانند آزادانه صحبت نمایند .

2- ناآگاهی نسبت به این امر که پیشرفت کار یک شرکت تنها در سایه همکاری همه اعضا آن حاصل شود. 

3- استفاده نکردن از تجربیات و اطلاعات دیگران .

4- عدم به‌کارگیری افراد زیردست در رفع موانع و محدودیت هادی پیش‌آمده .

5- نداشتن نگرش مثبت نسبت به کارکنان .

 

انتظارات و توقعات افراد از سرپرستان

هر فردی از جامعه‌ای که در آن زندگی می‌کند انتظاراتی دارد و هنگامی‌که وارد سازمان شده و در آن شاغل می‌شود به طور طبیعی این انتظارات متوجه کارفرما یا مدیریت سازمان می‌گردد. انتظارات افراد بی‌شمار و متفاوت است ولی برخی از آن‌ها مشترک بوده و به عنوان انتظارات واقعی و قابل‌قبول شناخته می‌شوند. این گروه از توقعات، انتظارات اساسی نامیده می‌شوند که عبارت‌اند از : رفتار انسانی، شناسایی شخصیت، تأمین(جانی، مالی، شغلی )، پیشرفت، فرصت برای نشان دادن ابتکار و کار باارزش . واقعیت این است که توقعاتی که ذکر شد در همه‌ی انسان‌ها وجود دارد ولی میزان یا شدت توقعات در افرا یکسان نیست. در هرموقعیت و شرایطی یک یا چند انتظار اهمیت بیشتری پیدا می‌کند و عواملی موجب می‌شود که گرایش ما نسبت به یک انتظار کمتر یا بیشتر گردد . عوامل تغییردهنده‌ی توقعات افراد عبارت‌اند از ؛ سن، تحصیلات، تجربه، نوع و شرایط کار، وضع جسمی، وضع مالی، هوش و استعداد، جنسیت، فرهنگ و خانواده.

 

منابع قدرت و ابزارهای سرپرستی

مهم‌ترین منابع قدرتکه  برخورداری از آن‌ها رمز موفقیت اساسی برای سرپرستان محسوب می‌گردد عبارت‌اند از:

الف- قدرت در اجرا : سرپرست باید در به‌کارگیری زیردستان و قدرت اجرایی فعالیت سازمان از دید و نگرش جامع برخوردار و دارای تفکر وسیع در مسائل سازمانی باشد.

ب- قدرت در تجزیه و تحلیل مسائل و حل مشکلات : برای رسیدن به این هدف، شناختن مسائل، جمع‌آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن‌ها برای پیدا کردن بهترین راه حل از میان راه‌حل‌ها برای حل مشکل مهم است. 

ج- قدرت تعهد وجدان کاری بین کارکنان : عملکرد یک سرپرست خوب متکی بر صداقت، راستگویی وجدان کاری اوست، سرپرست باید خود الگویی مثبت در تمام این زمینه‌ها برای کارکنان و زیردستان باشد.

د- قدرت در تعلیم و تربیت : سرپرست همیشه آموزشگر و تعلیم دهنده است، آموزشگری که آموزش آن در هرمرحله جنبه‌ی راهنمایی، ارشاد و هدایت را دارد.

ه- قدرت در ایجاد اعتماد و همکاری : در این زمینه باید بانفوذ در قلوب زیردستان و مدیریت به دل‌ها و قلب‌ها و برخورد پسندیده اعتماد دیگران را جلب کرد.

و- قدرت در ایجاد انگیزش در کارکنان : فراهم نمودن فضا و شرایطی که تمایلات شخصی کارکنان را برآورده سازد و افراد را از کشیده شدن به سوی یأس و ناکامی که نتیجه‌ی رفتار منفی زیردستان است بر حذر دارد. 

ز- قدرت در ایجاد ارتباط خوب انسانی :  برقراری ارتباط مناسب انسانی در سازمان، ایجاد همدلی و تفاهم، نوع‌دوستی وفاق ملی از مهم‌ترین مسائلی است که سرپرستان با برقراری روابط صمیمی و حسنه و به عنوان پل ارتباطی بین کارکنان، کارگران و کارمندان با مدیران فرادست می‌توانند ایجاد نمایند.

 

ج-  سير تحول نظريه‌هاي مديريت و سرپرستي

 

1) نظريه‌هاي کلاسيک

2) نظريه‌هاي نئوکلاسيک

3) نگرش کمّي مديريت

4) نگرش سيستمي

5) نگرش اقتضايي

6) جنبش جديد در روابط انساني                                                                     

•  نظريه‌هاي کلاسيک(1)مديريت علمي.  2)مديريت اداري.3)مديريت بوروکراتيک)

مديريت علمي

• نهضتي كه در تاريخ تحول اندیشه‌های مديريت به « مديريت علمي ‌» معروف است ويژگي بارز مديريت علمي تأكيد بر مديريت در سطح عملياتي، مطالعه علمي عمليات به منظور تشخيص عوامل مؤثر بر آن و كشف مؤثرترين روش انجام كار است به منظور تيلور از علم و روش علمي مشاهده و ارزشيابي منظم است.

• هدف نظريه مديريت علمي

تعريف جنبه‌هاي مختلف رابطه ميان ماشين – کارگر براي رسيدن به اين هدف، بجاي تاکيد بر روش‌های سنتي کار، مجموعه‌اي از مشاغل کارگري را تحليل و زمان و ابزارهاي لازم براي انجام کار را نيز مطالعه کردند.

•شعار مديريت علمي « انتخاب بهترين روش براي انجام هر کار ».

•شيوه‌هاي لازم براي تعيين بهترين روش انجام کار(3 مورد)

1- مطالعات زمان و حرکت

2- سرپرستي تخصصي

3- انگيزه‌هاي فردي

• اصول مديريت علمي(4 مورد)       

1- گسترش علم و آگاهي از كار.

2- انتخاب كاركنان بر مبنای علمي و افزایش مداوم مهارت آن‌ها.

3- هماهنگ كردن علم كار با كاركناني كه بر مبناي علمي انتخاب‌شده و آموزش‌دیده‌اند.

4- تقسيم منطقي كار و مسئوليت آن ميان كاركنان و مديراني كه در آن مسئوليت برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی كار بر عهده مديران است .

مديريت اداري( نظريه كلاسيك سازمان )

1- فني(توليد،ساخت و تغيير شكل كالاها)

2- بازرگاني(خريد، فروش و معاوضه)

3- مالي(تهيه سرمايه و استفاده مطلوب از آن )

4- ايمني(حفاظت اموال و افراد)

5- حسابداري(انبارداري تهيه ترازنامه محاسبه قيمت و تهيه آمار)

6- مديريت( برنامه‌ریزی ، ساماندهي، فرماندهي، هماهنگ‌سازی، كنترل ) 

نظريه فايول

فايول، علاوه بر تعريف مديريت بر حسب کارکردهای پنج‌گانه، نظريات خود را در اصول كلي مديريت جمع‌بندی كرده است اين اصول كه فايول آن‌ها را بر اساس تجربيات طولاني خود در مديريت وضع كرده، تجربه و مهارت مديران به شرايط موقعيت كاري آنان بستگي دارد .

اصول چهارده گانه فايول  P

1- تقسيم كار ؛ تخصصي شدن كار وسيله طبيعي تحول و پيشرفت مؤسسات و جوامع است در نتيجه تخصص، عناصر كار کاهش‌یافته حدود وظايف كاركنان مشخص می‌شود.

2- اختيار و مسئوليت : اختيار و مسئولیت‌ها بايد معادل باشد. كسي كه مسئوليت انجام دادن وظیفه‌ای را بر عهده می‌گیرد بايد براي انجام دادن آن ، متناسب با مسئوليت اختيار داشته باشد .

3- انضباط ؛ اعضاي سازمان بايد به مقررات و قوانين سازمان احترام بگذارند و از مافوق اطاعت كنند از لحاظ فايول انضباط در نتيجه رهبري مؤثر و متناسب، توافق عادلانه بر سر قواعد و مقررات انجام كار و اعمال مجازات در قبال تخلفات به وجود می‌آید .

4- وحدت دستور: هر کارمندی بايد فقط  از يك مافوق دستور بگيرد و بس.

5- وحدت و هدایت : هر گروه از فعالیت‌های سازمان كه هدف واحدي دارند بايد فقط تحت يك برنامه و به وسيله يك مدير هدايت شوند .

6- تقدم منافع عمومي بر منافع خصوصي ؛ در هر سازمان، كل مهم‌تر از اجزاي آن، يعني هدف‌های سازماني بر هدف‌های فردي و خصوصي ارجحيت دارند، از اين رو، اولويت با مقاصد و منافع سازماني است .

7- حق‌الزحمه كاركنان : پرداخت حق‌الزحمه كاركنان و مديران در قبال خدماتي كه انجام می‌دهند بايد عادلانه باشد و موجبات رضايت آنان را فراهم سازد.

8- تمركز: كاهش نقش زيردستان در امر تصمیم‌گیری را تمركز و افزايش نقش آنان در تصمیم‌گیری را عدم تمركز می‌نامند.

9- سلسله‌مراتب : جريان اقتدار و اختیار ، يا زنجير فرمان در هر سازمان ، به ترتيب رتبه و مقام ، از بالاترين سطح مديريت به پایین‌ترین سطح عملياتي ادامه می‌یابد.

10- نظم : طبق اين اصل، استفاده از منابع مادي و انسانی سازمان بايد تابع نظم و ترتيب دقيق و منطقي باشد . هر چيز و هركس بايد در جا و موقعیت مناسب خود قرار گيرد.

11- انصاف : رفتار مديران با زيردستان بايد مبنی بر مقررات سازمان، توأم با عدالت و انصاف و دوستانه باشد.

12- ثبات شغلي و استخدامي : فايول مشاهده كرده بود که سازمان‌های موفق معمولاً از وجود گروه ثابتي از مديران و كاركنان برخوردارند از اين رو نقل و انتقال كاركنان را مضر می‌دانست و معتقد بود در هرس ازمان بايد اقداماتي براي تشويق كاركنان به ويژه مديران به خدمت درازمدت صورت گيرد.

13- ابتكار :  به زيردستان بايد فرصت داده شود كه در انجام وظايف خود تفکر و نوآوري كنند و ابتكار عمل به خرج دهند.

14- روحيه گروهي : ايجاد روحيه گروهي موجب وحدت و هماهنگي سازمان می‌شود. به نظر فايول از عوامل مختلفي می‌توان براي ايجاد و تقويت روحيه استفاده كرد ولي مهم‌ترین آن‌ها و حدت فرمان و ارتباط شفاهي است.

 

بوروكراسي(ماكس وبر)

نظام اداري بر خواسته از توسعه و تحول نظامي است كه موسوم به بوروكراسي كه از ماكس وبر جامعه‌شناس آلماني سهم عمده‌ای در تحليل آن داشته و آثار سودمندي در اين زمينه از خود به جاي گذاشته است . بوروكراسي را در فارسی دیوان‌سالاری(حکومت فرمانده)ترجمه کرده‌اند.

به نظر وبر توسعه بوروکراسی‌ها، در درجه اول ، به دليل برتري فني آن‌ها در ساير اشكال سازماني است .

تحليل ماکس وبر

اقتدار به سه طريق، صورت مشروع يا قانوني پيدا می‌کند.

1- اقتدار فرهمند(شخصيتي) ؛  منشأ آن جاذبه يا امتیاز شخصیتی فرد است .

2- اقتدار سنتي ؛ منشأ آن رسوم و سنت‌ها و عرف و عادت است .

3- اقتدار عقلايي(قانوني) ؛ منشأ آن مقررات و قوانين عقلايي است .

بوروكراسي به اعتقاد وبر

1- بوروكراسي، نظام اداري عقلانی و منطقي است كه در آن اقتدار(اختيار) از طريق نظام قوانين و مقررات به وسيله مقام يا منصبي كه فردي آن را بر عهده‌دار، اعمال می‌شود .

2- مقام‌های اداري به صورت سلسله‌مراتب تعيين می‌شوند و هر مقام بر تمام مقامات زيردست رياست می‌کند.

3- كليه روابط و شرايط احتمالي كار به وسيله مجموعه‌ای از قوانين و رویه‌ها پیش‌بینی می‌شود.

4- براي حفظ و نگهداری اسناد . مدارك و پرونده‌ها «دفتر يا ديواني » وجود دارد .

5- كليه اطلاعات به صورت كتبي نوشته و نگهداري می‌شود .

6- انتصاب كاركنان بر مبناي شایستگی‌های فني و تخصصي صورت می‌گیرد .

7 - امور روابط اداري از روابط شخصي کاملاً  تفكيك و براي نيل به هدف‌های سازمان ، تقسيم كار دقيق و روش‌های كارآمد پیش‌بینی می‌شود .

8- براي ايجاد انگيزه در کارکنان ، موازين دقيق حقوق ، ارتقاي شغلي و استخدام دائم در نظر گرفته می‌شود.

• نهضت روابط انساني(نظريه نئوکلاسيک)

معمولاً براي توصيف شيوه رفتار كنش متقابل مديران با زيردستان به كار مي رود . به اعتقاد التون مايو اين رفتار با مفروضات زير بيان می‌شود :

1- افراد انسان اساساً به وسيله نيازهاي اجتماعي برانگيخته می‌شوند و ضمن روابط و مناسبات اجتماعي با ديگران هويت پيدا می‌کند .

2- افراد انسان از فشارهاي اجتماعي گروه همكاران خود، بیشتر از تشويق و كنترل مديريت سازمان متأثر می‌شود .

3- افراد انسان به همان اندازه كه مديريت سازمان به ارضاء نيازهاي اجتماعي آنان می‌پردازد نسبت به آن پاسخگو متعهدند.

نظریه روابط انسانی(مطالعات هاثورن)

 

نظریه روابط انسانی از جمله رهیافت‌های منابع انسانی به مدیریت است. در طول سال‌های اواخر دهه 1920 تا آغاز دهه 1930 میلادی مجموعه مطالعاتی در کارخانه شرکت وسترن الکتریک در شهر هاثورن صورت پذیرفت، این بررسی‌ها که به مطالعات هاثورن مشهور شد، سرانجام به جنبش روابط انسانی در مدیریت منجر گردید.

مطالعات هاثورن در ابتدا با دیدگاهی نظیر دیدگاه مدیریت علمی آغاز شد؛ بدین معنی که تلاش می‌شد با بهبود روش‌ها و ابزارهای انجام کار، کارآیی بیشتری در کار به دست آید. در این مطالعات اثر روشنایی بر کارآیی بررسی می‌شد ؛ زیرا شرکت جنرال الکتریک در صدد بود فروش لامپ روشنایی خود را افزایش دهد ؛ بنابراین به همراه سایر شرکت‌های تولیدکننده وسایل الکتریکی، مطالعاتی را بر روی رابطه میان روشنایی و بهره وری هدایت کردند.

این مطالعات به سه مرحله کلی قابل تقسیم هستند : 1)آزمایشات روشنایی. 2)آزمایشات اتاق نصب و اتصال تقویت‌کننده هادی الکتریکی. 3)آزمایش اتاق سیم‌پیچی کلیدهای تبدیل‌کننده تلفن. هر یک از این مراحل از مرحله پیشین ناشی می‌شد و بر آموخته هادی پژوهشگران می‌افزود.

 

 نتيجه‌گيري از مطالعات هاثورن :

1)انسان‌ها اساساً به وسیله نيازهاي اجتماعي برانگيخته مي‌شوند.

2)انسان‌ها از فشار اجتماعي گروه همکاران بيشتر از تشويق و کنترل متأثر مي‌شوند.

3)انسان‌ها به همان اندازه که مديريت سازمان به ارضاي نيازهاي اجتماعي مي‌پردازند نسبت به آن پاسخگو متعهدند.

نگرش رفتاري

علماي رفتاري مطالعه مسائل سازمان و مدیریت را به صورت جدي تر به مدد روش‌های دقيق ، علمي دنبال کرده‌اند خصيصه اصلي اين شيوه كاربرد روش تحقيق علمي و كشف روابط علّي است از مفاهيم و نظریه‌های جامعه‌شناسي ، روانشناسي و مردم‌شناسی به منظور بسط و توسعه دانش رفتاري در محيط كار و نهضت روابط انساني مبلغ انديشه سازمان‌ها هاي زير شد استفاده می‌کنند.

1)حرمت و شأن انسان بايد در محيط کار اِحيا شود.

2)هدف‌های کارکنان بايد در جهت رفاه کارکنان باشد.

3)در مديريت و تصميم‌گيري از مشارکت گروهي افراد استفاده شود.

4)با تغيير در ساختار سازمان  امکان آزادي عمل و ابتکار داده شود.

5)اهميت و جايگاه گروه‌ها در محيط کار به درستی شناخته شود.

مكتب علم مديريت

هدف اصلي مكتب علم مديريت، كاربرد روش علمي براي حل مسائل فني مديريت در سطح وسيع است . مكتب علم مديريت از لحاظ روايت جديد مديريت علمي است .

كامپيوتر و علوم مربوط به آن ارزش فوق‌العاده‌ای در رشد علم مديريت داشته است .

نگرش سيستمي

اين نگرش تقریباً از سال 1960 به بعد در مديريت مرسوم شد . طرفداران اين نظريه معتقدند که نگرش سيستمي بهترين طريق براي وحدت بخشيدن مفاهيم و نظريه‌هاي مديريت و دستيابي به نظريه‌اي جامع است.

 سازمان را به صورت يك كل و یک سيستم می‌نگرند براي درك و شناخت يك كل، شناخت اجزاء و عناصر تشکیل‌دهنده آن و نيز روابط و کنش‌های ميان اجزاء و عناصر ضروري است . در اين كل، هر جزء بدون اجزاي ديگر نمی‌تواند مؤثر عمل كند.

• عناصر کليدي در نگرش سيستمي :

1.تعريف سيستم

2. سيستمهاي فرعي

3. سيستمهاي باز و بسته

4. مرز سيستم

5. هم‌افزايي

6. جريان

7. بازخورد

• تعريف سيستم : مجموعه‌ای از اجزاست که با ارتباط و پيوند متقابل يک کل واحد را تشکيل می‌دهند و نقش معيني ايفا مي‌کنند.

•  سيستمهاي فرعي : اجزايي که کل سيستم را مي‌سازند سيستمهاي فرعي مي‌نامند.

•  سيستمي باز : سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد سيستم باز ناميده مي‌شود.

سیستم  بسته : سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل نداشته باشد سيستم بسته ناميده مي‌شود.

• مرز سيستم : هر سيستمي مرزي دارد که آن را از محيط اطرافش جدا مي‌کند.

•  بازخورد : کليد نظارت سيستم است و براي حفظ تعادل پوياي سيستم ضروري است.

بازخورد(پس‌فرست، بازفرست، پس‌خور، پس‌خوراند، یا فیدبک): نوعی برگشت پیام ارتباطی است که در آن، گیرنده به طور عامدانه یا غیرعامدانه به پیام فرستنده واکنش نشان می‌دهد. این پیام‌ها، به فرستنده امکان می‌دهند تا وضعیت ارتباطی خود را با مخاطبانش ارزیابی کند.

• هم‌افزايي : يعني اينکه هرمجموعه بزرگ‌تر از اجزاي تشکیل‌دهنده آن است.

•  نگرش اقتضايي(نگرش موقعيتي) : اساس نگرش اقتضايي بر اين استوار است که يک الگوي مديريت براي همه موقعیت‌ها به عنوان بهترين راه وجود ندارد.

• متغيرهاي اقتضايي: (1- الزامات محيط خارجي سازمان.   2- فناوري     3- افرادي که براي سازمان کار مي‌کنند). 

• تصميم‌گيري : انتخاب يک راه از ميان راه‌های مختلف و در حقيقت بهترين راه براي نيل به اهداف.

• خط مشی : خط مشی‌ها راهنماي تصميم‌گيري‌اند و چارچوب وسيعي را ايجاد مي‌کنند که مديران بايد در محدوده آن‌ها تصمیم‌های آتي را اتخاذ کنند.

•  روش‌ها :  روش‌ها شيوه‌هاي مشخص يا گام‌هایی معين را براي اجراي فعالیت‌های آينده تعيين مي‌کنند و راهنماي عمل‌اند.

قوانين : اقدامات الزامي ویژه‌ای را معين مي‌کنند(بايدها و نبايدها)

 

 

 

 

 

 

ج-  سير تحول نظريه‌هاي مديريت و سرپرستي

 

1) نظريه‌هاي کلاسيک

2) نظريه‌هاي نئوکلاسيک

3) نگرش کمّي مديريت

4) نگرش سيستمي

5) نگرش اقتضايي

6) جنبش جديد در روابط انساني                                                                     

•  نظريه‌هاي کلاسيک(1)مديريت علمي.  2)مديريت اداري.3)مديريت بوروکراتيک)

مديريت علمي

• نهضتي كه در تاريخ تحول اندیشه‌های مديريت به « مديريت علمي ‌» معروف است ويژگي بارز مديريت علمي تأكيد بر مديريت در سطح عملياتي، مطالعه علمي عمليات به منظور تشخيص عوامل مؤثر بر آن و كشف مؤثرترين روش انجام كار است به منظور تيلور از علم و روش علمي مشاهده و ارزشيابي منظم است.

• هدف نظريه مديريت علمي

تعريف جنبه‌هاي مختلف رابطه ميان ماشين – کارگر براي رسيدن به اين هدف، بجاي تاکيد بر روش‌های سنتي کار، مجموعه‌اي از مشاغل کارگري را تحليل و زمان و ابزارهاي لازم براي انجام کار را نيز مطالعه کردند.

•شعار مديريت علمي « انتخاب بهترين روش براي انجام هر کار ».

•شيوه‌هاي لازم براي تعيين بهترين روش انجام کار(3 مورد)

1- مطالعات زمان و حرکت

2- سرپرستي تخصصي

3- انگيزه‌هاي فردي

• اصول مديريت علمي(4 مورد)       

1- گسترش علم و آگاهي از كار.

2- انتخاب كاركنان بر مبنای علمي و افزایش مداوم مهارت آن‌ها.

3- هماهنگ كردن علم كار با كاركناني كه بر مبناي علمي انتخاب‌شده و آموزش‌دیده‌اند.

4- تقسيم منطقي كار و مسئوليت آن ميان كاركنان و مديراني كه در آن مسئوليت برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی كار بر عهده مديران است .

مديريت اداري( نظريه كلاسيك سازمان )

1- فني(توليد،ساخت و تغيير شكل كالاها)

2- بازرگاني(خريد، فروش و معاوضه)

3- مالي(تهيه سرمايه و استفاده مطلوب از آن )

4- ايمني(حفاظت اموال و افراد)

5- حسابداري(انبارداري تهيه ترازنامه محاسبه قيمت و تهيه آمار)

6- مديريت( برنامه‌ریزی ، ساماندهي، فرماندهي، هماهنگ‌سازی، كنترل ) 

نظريه فايول

فايول، علاوه بر تعريف مديريت بر حسب کارکردهای پنج‌گانه، نظريات خود را در اصول كلي مديريت جمع‌بندی كرده است اين اصول كه فايول آن‌ها را بر اساس تجربيات طولاني خود در مديريت وضع كرده، تجربه و مهارت مديران به شرايط موقعيت كاري آنان بستگي دارد .

اصول چهارده گانه فايول  P

1- تقسيم كار ؛ تخصصي شدن كار وسيله طبيعي تحول و پيشرفت مؤسسات و جوامع است در نتيجه تخصص، عناصر كار کاهش‌یافته حدود وظايف كاركنان مشخص می‌شود.

2- اختيار و مسئوليت : اختيار و مسئولیت‌ها بايد معادل باشد. كسي كه مسئوليت انجام دادن وظیفه‌ای را بر عهده می‌گیرد بايد براي انجام دادن آن ، متناسب با مسئوليت اختيار داشته باشد .

3- انضباط ؛ اعضاي سازمان بايد به مقررات و قوانين سازمان احترام بگذارند و از مافوق اطاعت كنند از لحاظ فايول انضباط در نتيجه رهبري مؤثر و متناسب، توافق عادلانه بر سر قواعد و مقررات انجام كار و اعمال مجازات در قبال تخلفات به وجود می‌آید .

4- وحدت دستور: هر کارمندی بايد فقط  از يك مافوق دستور بگيرد و بس.

5- وحدت و هدایت : هر گروه از فعالیت‌های سازمان كه هدف واحدي دارند بايد فقط تحت يك برنامه و به وسيله يك مدير هدايت شوند .

6- تقدم منافع عمومي بر منافع خصوصي ؛ در هر سازمان، كل مهم‌تر از اجزاي آن، يعني هدف‌های سازماني بر هدف‌های فردي و خصوصي ارجحيت دارند، از اين رو، اولويت با مقاصد و منافع سازماني است .

7- حق‌الزحمه كاركنان : پرداخت حق‌الزحمه كاركنان و مديران در قبال خدماتي كه انجام می‌دهند بايد عادلانه باشد و موجبات رضايت آنان را فراهم سازد.

8- تمركز: كاهش نقش زيردستان در امر تصمیم‌گیری را تمركز و افزايش نقش آنان در تصمیم‌گیری را عدم تمركز می‌نامند.

9- سلسله‌مراتب : جريان اقتدار و اختیار ، يا زنجير فرمان در هر سازمان ، به ترتيب رتبه و مقام ، از بالاترين سطح مديريت به پایین‌ترین سطح عملياتي ادامه می‌یابد.

10- نظم : طبق اين اصل، استفاده از منابع مادي و انسانی سازمان بايد تابع نظم و ترتيب دقيق و منطقي باشد . هر چيز و هركس بايد در جا و موقعیت مناسب خود قرار گيرد.

11- انصاف : رفتار مديران با زيردستان بايد مبنی بر مقررات سازمان، توأم با عدالت و انصاف و دوستانه باشد.

12- ثبات شغلي و استخدامي : فايول مشاهده كرده بود که سازمان‌های موفق معمولاً از وجود گروه ثابتي از مديران و كاركنان برخوردارند از اين رو نقل و انتقال كاركنان را مضر می‌دانست و معتقد بود در هرس ازمان بايد اقداماتي براي تشويق كاركنان به ويژه مديران به خدمت درازمدت صورت گيرد.

13- ابتكار :  به زيردستان بايد فرصت داده شود كه در انجام وظايف خود تفکر و نوآوري كنند و ابتكار عمل به خرج دهند.

14- روحيه گروهي : ايجاد روحيه گروهي موجب وحدت و هماهنگي سازمان می‌شود. به نظر فايول از عوامل مختلفي می‌توان براي ايجاد و تقويت روحيه استفاده كرد ولي مهم‌ترین آن‌ها و حدت فرمان و ارتباط شفاهي است.

 

بوروكراسي(ماكس وبر)

نظام اداري بر خواسته از توسعه و تحول نظامي است كه موسوم به بوروكراسي كه از ماكس وبر جامعه‌شناس آلماني سهم عمده‌ای در تحليل آن داشته و آثار سودمندي در اين زمينه از خود به جاي گذاشته است . بوروكراسي را در فارسی دیوان‌سالاری(حکومت فرمانده)ترجمه کرده‌اند.

به نظر وبر توسعه بوروکراسی‌ها، در درجه اول ، به دليل برتري فني آن‌ها در ساير اشكال سازماني است .

تحليل ماکس وبر

اقتدار به سه طريق، صورت مشروع يا قانوني پيدا می‌کند.

1- اقتدار فرهمند(شخصيتي) ؛  منشأ آن جاذبه يا امتیاز شخصیتی فرد است .

2- اقتدار سنتي ؛ منشأ آن رسوم و سنت‌ها و عرف و عادت است .

3- اقتدار عقلايي(قانوني) ؛ منشأ آن مقررات و قوانين عقلايي است .

بوروكراسي به اعتقاد وبر

1- بوروكراسي، نظام اداري عقلانی و منطقي است كه در آن اقتدار(اختيار) از طريق نظام قوانين و مقررات به وسيله مقام يا منصبي كه فردي آن را بر عهده‌دار، اعمال می‌شود .

2- مقام‌های اداري به صورت سلسله‌مراتب تعيين می‌شوند و هر مقام بر تمام مقامات زيردست رياست می‌کند.

3- كليه روابط و شرايط احتمالي كار به وسيله مجموعه‌ای از قوانين و رویه‌ها پیش‌بینی می‌شود.

4- براي حفظ و نگهداری اسناد . مدارك و پرونده‌ها «دفتر يا ديواني » وجود دارد .

5- كليه اطلاعات به صورت كتبي نوشته و نگهداري می‌شود .

6- انتصاب كاركنان بر مبناي شایستگی‌های فني و تخصصي صورت می‌گیرد .

7 - امور روابط اداري از روابط شخصي کاملاً  تفكيك و براي نيل به هدف‌های سازمان ، تقسيم كار دقيق و روش‌های كارآمد پیش‌بینی می‌شود .

8- براي ايجاد انگيزه در کارکنان ، موازين دقيق حقوق ، ارتقاي شغلي و استخدام دائم در نظر گرفته می‌شود.

• نهضت روابط انساني(نظريه نئوکلاسيک)

معمولاً براي توصيف شيوه رفتار كنش متقابل مديران با زيردستان به كار مي رود . به اعتقاد التون مايو اين رفتار با مفروضات زير بيان می‌شود :

1- افراد انسان اساساً به وسيله نيازهاي اجتماعي برانگيخته می‌شوند و ضمن روابط و مناسبات اجتماعي با ديگران هويت پيدا می‌کند .

2- افراد انسان از فشارهاي اجتماعي گروه همكاران خود، بیشتر از تشويق و كنترل مديريت سازمان متأثر می‌شود .

3- افراد انسان به همان اندازه كه مديريت سازمان به ارضاء نيازهاي اجتماعي آنان می‌پردازد نسبت به آن پاسخگو متعهدند.

نظریه روابط انسانی(مطالعات هاثورن)

 

نظریه روابط انسانی از جمله رهیافت‌های منابع انسانی به مدیریت است. در طول سال‌های اواخر دهه 1920 تا آغاز دهه 1930 میلادی مجموعه مطالعاتی در کارخانه شرکت وسترن الکتریک در شهر هاثورن صورت پذیرفت، این بررسی‌ها که به مطالعات هاثورن مشهور شد، سرانجام به جنبش روابط انسانی در مدیریت منجر گردید.

مطالعات هاثورن در ابتدا با دیدگاهی نظیر دیدگاه مدیریت علمی آغاز شد؛ بدین معنی که تلاش می‌شد با بهبود روش‌ها و ابزارهای انجام کار، کارآیی بیشتری در کار به دست آید. در این مطالعات اثر روشنایی بر کارآیی بررسی می‌شد ؛ زیرا شرکت جنرال الکتریک در صدد بود فروش لامپ روشنایی خود را افزایش دهد ؛ بنابراین به همراه سایر شرکت‌های تولیدکننده وسایل الکتریکی، مطالعاتی را بر روی رابطه میان روشنایی و بهره وری هدایت کردند.

این مطالعات به سه مرحله کلی قابل تقسیم هستند : 1)آزمایشات روشنایی. 2)آزمایشات اتاق نصب و اتصال تقویت‌کننده هادی الکتریکی. 3)آزمایش اتاق سیم‌پیچی کلیدهای تبدیل‌کننده تلفن. هر یک از این مراحل از مرحله پیشین ناشی می‌شد و بر آموخته هادی پژوهشگران می‌افزود.

 

 نتيجه‌گيري از مطالعات هاثورن :

1)انسان‌ها اساساً به وسیله نيازهاي اجتماعي برانگيخته مي‌شوند.

2)انسان‌ها از فشار اجتماعي گروه همکاران بيشتر از تشويق و کنترل متأثر مي‌شوند.

3)انسان‌ها به همان اندازه که مديريت سازمان به ارضاي نيازهاي اجتماعي مي‌پردازند نسبت به آن پاسخگو متعهدند.

نگرش رفتاري

علماي رفتاري مطالعه مسائل سازمان و مدیریت را به صورت جدي تر به مدد روش‌های دقيق ، علمي دنبال کرده‌اند خصيصه اصلي اين شيوه كاربرد روش تحقيق علمي و كشف روابط علّي است از مفاهيم و نظریه‌های جامعه‌شناسي ، روانشناسي و مردم‌شناسی به منظور بسط و توسعه دانش رفتاري در محيط كار و نهضت روابط انساني مبلغ انديشه سازمان‌ها هاي زير شد استفاده می‌کنند.

1)حرمت و شأن انسان بايد در محيط کار اِحيا شود.

2)هدف‌های کارکنان بايد در جهت رفاه کارکنان باشد.

3)در مديريت و تصميم‌گيري از مشارکت گروهي افراد استفاده شود.

4)با تغيير در ساختار سازمان  امکان آزادي عمل و ابتکار داده شود.

5)اهميت و جايگاه گروه‌ها در محيط کار به درستی شناخته شود.

مكتب علم مديريت

هدف اصلي مكتب علم مديريت، كاربرد روش علمي براي حل مسائل فني مديريت در سطح وسيع است . مكتب علم مديريت از لحاظ روايت جديد مديريت علمي است .

كامپيوتر و علوم مربوط به آن ارزش فوق‌العاده‌ای در رشد علم مديريت داشته است .

نگرش سيستمي

اين نگرش تقریباً از سال 1960 به بعد در مديريت مرسوم شد . طرفداران اين نظريه معتقدند که نگرش سيستمي بهترين طريق براي وحدت بخشيدن مفاهيم و نظريه‌هاي مديريت و دستيابي به نظريه‌اي جامع است.

 سازمان را به صورت يك كل و یک سيستم می‌نگرند براي درك و شناخت يك كل، شناخت اجزاء و عناصر تشکیل‌دهنده آن و نيز روابط و کنش‌های ميان اجزاء و عناصر ضروري است . در اين كل، هر جزء بدون اجزاي ديگر نمی‌تواند مؤثر عمل كند.

• عناصر کليدي در نگرش سيستمي :

1.تعريف سيستم

2. سيستمهاي فرعي

3. سيستمهاي باز و بسته

4. مرز سيستم

5. هم‌افزايي

6. جريان

7. بازخورد

• تعريف سيستم : مجموعه‌ای از اجزاست که با ارتباط و پيوند متقابل يک کل واحد را تشکيل می‌دهند و نقش معيني ايفا مي‌کنند.

•  سيستمهاي فرعي : اجزايي که کل سيستم را مي‌سازند سيستمهاي فرعي مي‌نامند.

•  سيستمي باز : سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد سيستم باز ناميده مي‌شود.

سیستم  بسته : سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل نداشته باشد سيستم بسته ناميده مي‌شود.

• مرز سيستم : هر سيستمي مرزي دارد که آن را از محيط اطرافش جدا مي‌کند.

•  بازخورد : کليد نظارت سيستم است و براي حفظ تعادل پوياي سيستم ضروري است.

بازخورد(پس‌فرست، بازفرست، پس‌خور، پس‌خوراند، یا فیدبک): نوعی برگشت پیام ارتباطی است که در آن، گیرنده به طور عامدانه یا غیرعامدانه به پیام فرستنده واکنش نشان می‌دهد. این پیام‌ها، به فرستنده امکان می‌دهند تا وضعیت ارتباطی خود را با مخاطبانش ارزیابی کند.

• هم‌افزايي : يعني اينکه هرمجموعه بزرگ‌تر از اجزاي تشکیل‌دهنده آن است.

•  نگرش اقتضايي(نگرش موقعيتي) : اساس نگرش اقتضايي بر اين استوار است که يک الگوي مديريت براي همه موقعیت‌ها به عنوان بهترين راه وجود ندارد.

• متغيرهاي اقتضايي: (1- الزامات محيط خارجي سازمان.   2- فناوري     3- افرادي که براي سازمان کار مي‌کنند). 

• تصميم‌گيري : انتخاب يک راه از ميان راه‌های مختلف و در حقيقت بهترين راه براي نيل به اهداف.

• خط مشی : خط مشی‌ها راهنماي تصميم‌گيري‌اند و چارچوب وسيعي را ايجاد مي‌کنند که مديران بايد در محدوده آن‌ها تصمیم‌های آتي را اتخاذ کنند.

•  روش‌ها :  روش‌ها شيوه‌هاي مشخص يا گام‌هایی معين را براي اجراي فعالیت‌های آينده تعيين مي‌کنند و راهنماي عمل‌اند.

قوانين : اقدامات الزامي ویژه‌ای را معين مي‌کنند(بايدها و نبايدها)

 

 

ج-  سير تحول نظريه‌هاي مديريت و سرپرستي

 

1) نظريه‌هاي کلاسيک

2) نظريه‌هاي نئوکلاسيک

3) نگرش کمّي مديريت

4) نگرش سيستمي

5) نگرش اقتضايي

6) جنبش جديد در روابط انساني                                                                     

•  نظريه‌هاي کلاسيک(1)مديريت علمي.  2)مديريت اداري.3)مديريت بوروکراتيک)

مديريت علمي

• نهضتي كه در تاريخ تحول اندیشه‌های مديريت به « مديريت علمي ‌» معروف است ويژگي بارز مديريت علمي تأكيد بر مديريت در سطح عملياتي، مطالعه علمي عمليات به منظور تشخيص عوامل مؤثر بر آن و كشف مؤثرترين روش انجام كار است به منظور تيلور از علم و روش علمي مشاهده و ارزشيابي منظم است.

• هدف نظريه مديريت علمي

تعريف جنبه‌هاي مختلف رابطه ميان ماشين – کارگر براي رسيدن به اين هدف، بجاي تاکيد بر روش‌های سنتي کار، مجموعه‌اي از مشاغل کارگري را تحليل و زمان و ابزارهاي لازم براي انجام کار را نيز مطالعه کردند.

•شعار مديريت علمي « انتخاب بهترين روش براي انجام هر کار ».

•شيوه‌هاي لازم براي تعيين بهترين روش انجام کار(3 مورد)

1- مطالعات زمان و حرکت

2- سرپرستي تخصصي

3- انگيزه‌هاي فردي

• اصول مديريت علمي(4 مورد)       

1- گسترش علم و آگاهي از كار.

2- انتخاب كاركنان بر مبنای علمي و افزایش مداوم مهارت آن‌ها.

3- هماهنگ كردن علم كار با كاركناني كه بر مبناي علمي انتخاب‌شده و آموزش‌دیده‌اند.

4- تقسيم منطقي كار و مسئوليت آن ميان كاركنان و مديراني كه در آن مسئوليت برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی كار بر عهده مديران است .

مديريت اداري( نظريه كلاسيك سازمان )

1- فني(توليد،ساخت و تغيير شكل كالاها)

2- بازرگاني(خريد، فروش و معاوضه)

3- مالي(تهيه سرمايه و استفاده مطلوب از آن )

4- ايمني(حفاظت اموال و افراد)

5- حسابداري(انبارداري تهيه ترازنامه محاسبه قيمت و تهيه آمار)

6- مديريت( برنامه‌ریزی ، ساماندهي، فرماندهي، هماهنگ‌سازی، كنترل ) 

نظريه فايول

فايول، علاوه بر تعريف مديريت بر حسب کارکردهای پنج‌گانه، نظريات خود را در اصول كلي مديريت جمع‌بندی كرده است اين اصول كه فايول آن‌ها را بر اساس تجربيات طولاني خود در مديريت وضع كرده، تجربه و مهارت مديران به شرايط موقعيت كاري آنان بستگي دارد .

اصول چهارده گانه فايول  P

1- تقسيم كار ؛ تخصصي شدن كار وسيله طبيعي تحول و پيشرفت مؤسسات و جوامع است در نتيجه تخصص، عناصر كار کاهش‌یافته حدود وظايف كاركنان مشخص می‌شود.

2- اختيار و مسئوليت : اختيار و مسئولیت‌ها بايد معادل باشد. كسي كه مسئوليت انجام دادن وظیفه‌ای را بر عهده می‌گیرد بايد براي انجام دادن آن ، متناسب با مسئوليت اختيار داشته باشد .

3- انضباط ؛ اعضاي سازمان بايد به مقررات و قوانين سازمان احترام بگذارند و از مافوق اطاعت كنند از لحاظ فايول انضباط در نتيجه رهبري مؤثر و متناسب، توافق عادلانه بر سر قواعد و مقررات انجام كار و اعمال مجازات در قبال تخلفات به وجود می‌آید .

4- وحدت دستور: هر کارمندی بايد فقط  از يك مافوق دستور بگيرد و بس.

5- وحدت و هدایت : هر گروه از فعالیت‌های سازمان كه هدف واحدي دارند بايد فقط تحت يك برنامه و به وسيله يك مدير هدايت شوند .

6- تقدم منافع عمومي بر منافع خصوصي ؛ در هر سازمان، كل مهم‌تر از اجزاي آن، يعني هدف‌های سازماني بر هدف‌های فردي و خصوصي ارجحيت دارند، از اين رو، اولويت با مقاصد و منافع سازماني است .

7- حق‌الزحمه كاركنان : پرداخت حق‌الزحمه كاركنان و مديران در قبال خدماتي كه انجام می‌دهند بايد عادلانه باشد و موجبات رضايت آنان را فراهم سازد.

8- تمركز: كاهش نقش زيردستان در امر تصمیم‌گیری را تمركز و افزايش نقش آنان در تصمیم‌گیری را عدم تمركز می‌نامند.

9- سلسله‌مراتب : جريان اقتدار و اختیار ، يا زنجير فرمان در هر سازمان ، به ترتيب رتبه و مقام ، از بالاترين سطح مديريت به پایین‌ترین سطح عملياتي ادامه می‌یابد.

10- نظم : طبق اين اصل، استفاده از منابع مادي و انسانی سازمان بايد تابع نظم و ترتيب دقيق و منطقي باشد . هر چيز و هركس بايد در جا و موقعیت مناسب خود قرار گيرد.

11- انصاف : رفتار مديران با زيردستان بايد مبنی بر مقررات سازمان، توأم با عدالت و انصاف و دوستانه باشد.

12- ثبات شغلي و استخدامي : فايول مشاهده كرده بود که سازمان‌های موفق معمولاً از وجود گروه ثابتي از مديران و كاركنان برخوردارند از اين رو نقل و انتقال كاركنان را مضر می‌دانست و معتقد بود در هرس ازمان بايد اقداماتي براي تشويق كاركنان به ويژه مديران به خدمت درازمدت صورت گيرد.

13- ابتكار :  به زيردستان بايد فرصت داده شود كه در انجام وظايف خود تفکر و نوآوري كنند و ابتكار عمل به خرج دهند.

14- روحيه گروهي : ايجاد روحيه گروهي موجب وحدت و هماهنگي سازمان می‌شود. به نظر فايول از عوامل مختلفي می‌توان براي ايجاد و تقويت روحيه استفاده كرد ولي مهم‌ترین آن‌ها و حدت فرمان و ارتباط شفاهي است.

 

بوروكراسي(ماكس وبر)

نظام اداري بر خواسته از توسعه و تحول نظامي است كه موسوم به بوروكراسي كه از ماكس وبر جامعه‌شناس آلماني سهم عمده‌ای در تحليل آن داشته و آثار سودمندي در اين زمينه از خود به جاي گذاشته است . بوروكراسي را در فارسی دیوان‌سالاری(حکومت فرمانده)ترجمه کرده‌اند.

به نظر وبر توسعه بوروکراسی‌ها، در درجه اول ، به دليل برتري فني آن‌ها در ساير اشكال سازماني است .

تحليل ماکس وبر

اقتدار به سه طريق، صورت مشروع يا قانوني پيدا می‌کند.

1- اقتدار فرهمند(شخصيتي) ؛  منشأ آن جاذبه يا امتیاز شخصیتی فرد است .

2- اقتدار سنتي ؛ منشأ آن رسوم و سنت‌ها و عرف و عادت است .

3- اقتدار عقلايي(قانوني) ؛ منشأ آن مقررات و قوانين عقلايي است .

بوروكراسي به اعتقاد وبر

1- بوروكراسي، نظام اداري عقلانی و منطقي است كه در آن اقتدار(اختيار) از طريق نظام قوانين و مقررات به وسيله مقام يا منصبي كه فردي آن را بر عهده‌دار، اعمال می‌شود .

2- مقام‌های اداري به صورت سلسله‌مراتب تعيين می‌شوند و هر مقام بر تمام مقامات زيردست رياست می‌کند.

3- كليه روابط و شرايط احتمالي كار به وسيله مجموعه‌ای از قوانين و رویه‌ها پیش‌بینی می‌شود.

4- براي حفظ و نگهداری اسناد . مدارك و پرونده‌ها «دفتر يا ديواني » وجود دارد .

5- كليه اطلاعات به صورت كتبي نوشته و نگهداري می‌شود .

6- انتصاب كاركنان بر مبناي شایستگی‌های فني و تخصصي صورت می‌گیرد .

7 - امور روابط اداري از روابط شخصي کاملاً  تفكيك و براي نيل به هدف‌های سازمان ، تقسيم كار دقيق و روش‌های كارآمد پیش‌بینی می‌شود .

8- براي ايجاد انگيزه در کارکنان ، موازين دقيق حقوق ، ارتقاي شغلي و استخدام دائم در نظر گرفته می‌شود.

• نهضت روابط انساني(نظريه نئوکلاسيک)

معمولاً براي توصيف شيوه رفتار كنش متقابل مديران با زيردستان به كار مي رود . به اعتقاد التون مايو اين رفتار با مفروضات زير بيان می‌شود :

1- افراد انسان اساساً به وسيله نيازهاي اجتماعي برانگيخته می‌شوند و ضمن روابط و مناسبات اجتماعي با ديگران هويت پيدا می‌کند .

2- افراد انسان از فشارهاي اجتماعي گروه همكاران خود، بیشتر از تشويق و كنترل مديريت سازمان متأثر می‌شود .

3- افراد انسان به همان اندازه كه مديريت سازمان به ارضاء نيازهاي اجتماعي آنان می‌پردازد نسبت به آن پاسخگو متعهدند.

نظریه روابط انسانی(مطالعات هاثورن)

 

نظریه روابط انسانی از جمله رهیافت‌های منابع انسانی به مدیریت است. در طول سال‌های اواخر دهه 1920 تا آغاز دهه 1930 میلادی مجموعه مطالعاتی در کارخانه شرکت وسترن الکتریک در شهر هاثورن صورت پذیرفت، این بررسی‌ها که به مطالعات هاثورن مشهور شد، سرانجام به جنبش روابط انسانی در مدیریت منجر گردید.

مطالعات هاثورن در ابتدا با دیدگاهی نظیر دیدگاه مدیریت علمی آغاز شد؛ بدین معنی که تلاش می‌شد با بهبود روش‌ها و ابزارهای انجام کار، کارآیی بیشتری در کار به دست آید. در این مطالعات اثر روشنایی بر کارآیی بررسی می‌شد ؛ زیرا شرکت جنرال الکتریک در صدد بود فروش لامپ روشنایی خود را افزایش دهد ؛ بنابراین به همراه سایر شرکت‌های تولیدکننده وسایل الکتریکی، مطالعاتی را بر روی رابطه میان روشنایی و بهره وری هدایت کردند.

این مطالعات به سه مرحله کلی قابل تقسیم هستند : 1)آزمایشات روشنایی. 2)آزمایشات اتاق نصب و اتصال تقویت‌کننده هادی الکتریکی. 3)آزمایش اتاق سیم‌پیچی کلیدهای تبدیل‌کننده تلفن. هر یک از این مراحل از مرحله پیشین ناشی می‌شد و بر آموخته هادی پژوهشگران می‌افزود.

 

 نتيجه‌گيري از مطالعات هاثورن :

1)انسان‌ها اساساً به وسیله نيازهاي اجتماعي برانگيخته مي‌شوند.

2)انسان‌ها از فشار اجتماعي گروه همکاران بيشتر از تشويق و کنترل متأثر مي‌شوند.

3)انسان‌ها به همان اندازه که مديريت سازمان به ارضاي نيازهاي اجتماعي مي‌پردازند نسبت به آن پاسخگو متعهدند.

نگرش رفتاري

علماي رفتاري مطالعه مسائل سازمان و مدیریت را به صورت جدي تر به مدد روش‌های دقيق ، علمي دنبال کرده‌اند خصيصه اصلي اين شيوه كاربرد روش تحقيق علمي و كشف روابط علّي است از مفاهيم و نظریه‌های جامعه‌شناسي ، روانشناسي و مردم‌شناسی به منظور بسط و توسعه دانش رفتاري در محيط كار و نهضت روابط انساني مبلغ انديشه سازمان‌ها هاي زير شد استفاده می‌کنند.

1)حرمت و شأن انسان بايد در محيط کار اِحيا شود.

2)هدف‌های کارکنان بايد در جهت رفاه کارکنان باشد.

3)در مديريت و تصميم‌گيري از مشارکت گروهي افراد استفاده شود.

4)با تغيير در ساختار سازمان  امکان آزادي عمل و ابتکار داده شود.

5)اهميت و جايگاه گروه‌ها در محيط کار به درستی شناخته شود.

مكتب علم مديريت

هدف اصلي مكتب علم مديريت، كاربرد روش علمي براي حل مسائل فني مديريت در سطح وسيع است . مكتب علم مديريت از لحاظ روايت جديد مديريت علمي است .

كامپيوتر و علوم مربوط به آن ارزش فوق‌العاده‌ای در رشد علم مديريت داشته است .

نگرش سيستمي

اين نگرش تقریباً از سال 1960 به بعد در مديريت مرسوم شد . طرفداران اين نظريه معتقدند که نگرش سيستمي بهترين طريق براي وحدت بخشيدن مفاهيم و نظريه‌هاي مديريت و دستيابي به نظريه‌اي جامع است.

 سازمان را به صورت يك كل و یک سيستم می‌نگرند براي درك و شناخت يك كل، شناخت اجزاء و عناصر تشکیل‌دهنده آن و نيز روابط و کنش‌های ميان اجزاء و عناصر ضروري است . در اين كل، هر جزء بدون اجزاي ديگر نمی‌تواند مؤثر عمل كند.

• عناصر کليدي در نگرش سيستمي :

1.تعريف سيستم

2. سيستمهاي فرعي

3. سيستمهاي باز و بسته

4. مرز سيستم

5. هم‌افزايي

6. جريان

7. بازخورد

• تعريف سيستم : مجموعه‌ای از اجزاست که با ارتباط و پيوند متقابل يک کل واحد را تشکيل می‌دهند و نقش معيني ايفا مي‌کنند.

•  سيستمهاي فرعي : اجزايي که کل سيستم را مي‌سازند سيستمهاي فرعي مي‌نامند.

•  سيستمي باز : سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد سيستم باز ناميده مي‌شود.

سیستم  بسته : سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل نداشته باشد سيستم بسته ناميده مي‌شود.

• مرز سيستم : هر سيستمي مرزي دارد که آن را از محيط اطرافش جدا مي‌کند.

•  بازخورد : کليد نظارت سيستم است و براي حفظ تعادل پوياي سيستم ضروري است.

بازخورد(پس‌فرست، بازفرست، پس‌خور، پس‌خوراند، یا فیدبک): نوعی برگشت پیام ارتباطی است که در آن، گیرنده به طور عامدانه یا غیرعامدانه به پیام فرستنده واکنش نشان می‌دهد. این پیام‌ها، به فرستنده امکان می‌دهند تا وضعیت ارتباطی خود را با مخاطبانش ارزیابی کند.

• هم‌افزايي : يعني اينکه هرمجموعه بزرگ‌تر از اجزاي تشکیل‌دهنده آن است.

•  نگرش اقتضايي(نگرش موقعيتي) : اساس نگرش اقتضايي بر اين استوار است که يک الگوي مديريت براي همه موقعیت‌ها به عنوان بهترين راه وجود ندارد.

• متغيرهاي اقتضايي: (1- الزامات محيط خارجي سازمان.   2- فناوري     3- افرادي که براي سازمان کار مي‌کنند). 

• تصميم‌گيري : انتخاب يک راه از ميان راه‌های مختلف و در حقيقت بهترين راه براي نيل به اهداف.

• خط مشی : خط مشی‌ها راهنماي تصميم‌گيري‌اند و چارچوب وسيعي را ايجاد مي‌کنند که مديران بايد در محدوده آن‌ها تصمیم‌های آتي را اتخاذ کنند.

•  روش‌ها :  روش‌ها شيوه‌هاي مشخص يا گام‌هایی معين را براي اجراي فعالیت‌های آينده تعيين مي‌کنند و راهنماي عمل‌اند.

قوانين : اقدامات الزامي ویژه‌ای را معين مي‌کنند(بايدها و نبايدها)

 

           فرآيند تصميم‌گيري :

             1- تعريف مسئله

                  2- ارزيابي راه‌حل‌ها

                    3- اتخاذ تصميم(انتخاب راه‌حل‌ها)

                          4- اجراي تصميم

                             5- ارزيابي نتايج

·                          انواع مسئله : (1-خوش ساختار  2- بد ساختار ) 

انواع تصميمات :              

1- برنامه‌ریزی‌شده

1-                        2- برنامه‌ريزي نشده

• رابطه انواع تصمیم‌ها و مسائل و سطوح سازماني

•  شرايط محيطي تصميم‌گيري :

1. اطمينان

2. مخاطره

3. عدم اطمينان

4. ابهام

• تعريف اختيار : حق دستور دادن و به اجرا درآوردن آن را با کمک پاداش يا تنبيه گويند:

•  اختيار به سه طريق صورت مشروعيت پيدا مي‌کند :

اختيار سنتي

اختيار شخصيتي

اختيار عقلايي- قانوني

شرايط تصميم‌گيري

• شرايط اطمينان  : در شرايط اطمينان مديران درباره يک مسئله، راه‌حل‌های جايگزين و نتايج احتمالي آن راه‌حل‌ها کاملاً آگاهي دارند، بنابراين می‌توانند وقايع موثر بر آن‌ها يا نتايج آن‌ها را نظارت کنند.

• شرايط مخاطره : مدير مسئله‌اي را مي‌شناسد، اطلاعات کافي براي شناخت راه‌حل‌های ممکن در اختيار دارد و بر اساس اين اطلاعات احتمال کسب نتيجه مطلوب از هر راه‌حل را تخمين مي‌زند.

• روش اخذ تصميم در شرايط مخاطره :

1)يک راه از ميان راه‌های ممکن انتخاب شود.

2)تمام نتايج حاصل از راه انتخاب‌شده با توجه به شرايط محيطي مختلف ارزيابي شود.

3)هر يک از نتايج در احتمال وقوع شرايط محيطي آن ضرب شود.

4)نتايج حاصل از مرحله (3)باهم جمع شوند تا ارزش مورد انتظار براي راه انتخابي در مرحله(1)به دست آيد.

5)مراحل (1) تا (4)براي بقيه راه‌های ممکن تکرار شود.

6)اکنون راه‌حلي که بالاترين ارزش مورد انتظار(براي سود)را دارد به عنوان راه‌حل انتخابي برگزيده شود.

• مثالي از تصميم‌گيري در شرايط عدم مخاطره:

مديريت يک فروشگاه متوجه اين موضوع شد که سوددهي فروشگاه جديد در ده سال آينده با افزايش جمعيت در محله‌ای مورد نظر مرتبط است و اين عاملي است که تعيين آن از حيطه قدرت سازمان خارج است.

• در شرايط عدم اطمينان از سه شيوه می‌توان استفاده کرد:

1)حداکثر حداکثرها

2)حداکثر حداقل‌ها

3)ارزش مورد انتظار با احتمال يکسان

•  حداکثر حداکثرها:

در اين شيوه بهترين نتيجه از بين بهترين نتايج راه‌های ممکن در شرايط محيطي مورد نظر انتخاب مي‌شود.

• حداکثر حداقل‌ها:

در اين شيوه با بدبيني این‌طور فرض مي‌شود که براي راه‌حل‌های ممکن بدترين نتيجه در شرايط محيطي مورد نظر حاصل خواهد شد، و بنابراين بايد به عنوان بهترين تصميم، بهترين را از ميان بدترین‌ها انتخاب کرد.

• ارزش مورد انتظار با احتمال يکسان:

در اين شيوه به علت نبود اطلاعات کافي، احتمال براي وقوع شرايط مختلف يکسان فرض مي‌شود و بر اساس ارزش مورد انتظار تصميم‌گيري به عمل مي‌آيد.

تعريف مدل

مدل الگويي است که از واقعيت گرفته‌شده است و روابط بين متغيرها را نشان مي‌دهد و می‌توان از آن براي پیش‌بینی در تصميم‌گيري استفاده کرد.

•  نمونه‌های تصميم‌گيري:

                        1)مدل کلاسيک

                        2)مدل اداري

•  مدل کلاسيک:

مدل کلاسيک بر اين فرض استوار است که نگرش مديران در تصميم‌گيري عقلايي و عيني است و در نتيجه آنان هميشه تصمیم‌هایی را اتخاذ مي‌کنند که به نفع سازمان است.

•  بر اساس مدل کلاسيک مديران بايد هنگام تصميم‌گيري موارد زیر را رعايت کنند:

            اطلاعات کاملي درباره مسئله داشته باشند.

            اهداف تصميم‌گيري را به روشني تعريف کنند.

            کليه راه‌حل‌ها را براي حل مسئله بشناسند.

            کليه اطلاعات درباره تمام راه‌حل‌ها را جمع‌آوری کنند.

            نتايج کليه راه‌حل‌ها را به طور عقلايي ارزيابي کنند.

• انواع مدل اداري تصميم‌گيري: 

                          1)عقلانيت محدود

                          2)رضايت‌مندي

• عقلانيت محدود:

مدير به سبب محدودیت‌های زماني و محدوديت ظرفيت فراگيري، حفظ و تحليل حجم زيادي از اطلاعات، توانايي کافي براي اتخاذ تصمیم‌های کاملاً عقلايي ندارد.

• رضايت‌مندي : انتخاب بهترين راه‌حل در شرايط موجود نه بهترين و عالی‌ترین راه حل

• ابزارهاي تصميم‌گيري:

                                                           1)ماتريس سود

                                                            2)تحليل نقطه سر به سر

                                                            3)درخت تصميم

• ماتريس سود(ماتريس تصميم‌گيري):

يکي از ابزارهاي کمي است و نتايج احتمالي دو يا چند راه‌حل را که با توجه به شرايط متفاوت آينده مي‌تواند اختلاف داشته باشند باهم مقايسه مي‌کند.

•  مثالي از ماتريس سود:

مالک يک کارخانه نان ماشيني براي گسترش حيطه کار خود مي‌خواهد تصميم بگیرد که:

            1)يک کاميون براي تحويل نان بخرد.

            2)دو کاميون براي تحويل نان بخرد.

            3)سه کاميون براي تحويل نان بخرد.

• تحليل نقطه سر به سر:

رابطه بين ميزان توليد، و هزينه درآمد ناشي از آن را در سازمان نشان مي‌دهد و به مدير امکان مي‌دهد تا دريابد در چه سطحي از توليد درآمد و هزينه‌ها برابرند.

• پيش دانسته‌هاي تحليل نقطه سر به سر:

هزينه ثابت : شامل هزينه‌هايي است که بدون توجه به ميزان توليد همواره وجود دارد مانند: هزينه‌هاي اداري، اجاره

هزينه متغير : هزينه‌هايي که مستقیماً با ميزان توليد ارتباط دارد مانند: هزينه مواد اوليه

مثال: اگر هزينه ثابت توليد کالايي 5000 ريال و فروش واحد آن 20 ريال و هزينه متغيير براي هر واحد از آن 10 ريال باشد تعداد کالا و ميزان فروش را در نقطه سر به سر به دست آوريد.

• درخت تصميم : ابزاري تحليلي است که نتايج منطقي هزينه‌ها و راه‌حل‌های مربوط به راه‌حل را از راه ترسيم تصوير مي‌کند.

•  مزاياي تصميم‌گيري گروهي:

            1)فراهم کردن اطلاعات بيشتر و کامل‌تر

            2)ايجاد راه‌حل‌های بيشتر

            3)پذيرش بهتر يک راه‌حل

            4)افزايش مشروعيت

•  معايب تصميم‌گيري گروهي:

                                    1)صرف وقت بيشتر

                                   2)تسلط اقليت

                                  3)فشار براي هماهنگي

                                  4)مسئوليت مبهم

• فنون تصميم‌گيري گروهي:

1. طوفان مغزي

2.گروه اسمي

3. فن دلفي

4. ملاقاتهاي الکترونيکي

• طوفان مغزي : از مشهورترين فنون براي ايجاد خلاقيت است زيرا فن نسبتاً ساده‌اي است که فشارهاي وارد براي هماهنگي در گروه را کاهش مي‌دهد تا ايجاد راه‌حل‌های تازه به تأخیر نيفتد.

•  قوانين طوفان مغزي:

1. هيچ عقيده‌اي مورد انتقاد قرار نمي‌گيرد.

2.  هر چه عقايد بنيادي‌تر(راديکال‌تر)باشند بهتر است.

3. کميت ارائه عقيده مورد تاکيد است.

4. اصلاح عقايد به وسیله ديگران تشويق مي‌شود.

•  روش گروه اسمي : در اين روش اعضاي گروهي که در موضوع مورد نظر براي تصميم‌گيري صاحب‌نظر و مجرب هستند گرد هم مي‌آيند.

• فن دلفي : در اين روش براي تصميم‌گيري در يک مورد خاص گروهي از افراد صاحب‌نظر را انتخاب و نظرات آنان را با پرسشنامه جويا مي‌شوند.

•  ملاقاتهاي الکترونيکي : اين روش جديدترين شيوه تصميم‌گيري گروهي است و روش گروه اسمي را با فناوري پيشرفته کامپيوتر درهم مي‌آميزد.

•  مزاياي اصلي ملاقاتهاي الکترونيکي:

1. گمنامي

2. درستکاري

3. سرعت

•  تعريف برنامه‌ريزي : تعيين مأموریت سازمان، مشخص کردن هدف‌ها و پديد آوردن برنامه‌هاست

• تعريف مأموریت سازمان : تصويري استوار و بلندمدت از وضعيت آينده سازمان.

• هدف‌های سازماني : منابع و تلاش‌های سازماني را در جهت اجراي مأموریت سازمان هدايت مي‌کند.

 

ابعاد برنامه‌ها :

•  بُعد سطح

برنامه‌هاي راهبردي             برنامه‌هاي راهکاري              برنامه‌هاي عملياتي

• بعد زمان

 بلندمدت                          میان‌مدت                            کوتاه مدت

• بعد قلمرو:

برنامه‌هاي فراگير                برنامه‌هاي محدود به بخش

• بعد استمرار

برنامه‌هاي هميشگي            برنامه‌هاي یک‌باری

انواع برنامه‌ريزي :

• برنامه‌ريزي غيررسمي

• برنامه‌ريزي رسمي

 

• ويژگي‌هاي خط مشی :

                                                            1)صراحت وضوح

                                                            2)قابليت اجرايي

                                                            3)قابليت انعطاف

                                                            4)جامعيت

                                                            5)هماهنگي

                                                            6)مستدل بودن

                                                            7)از قوانين قابل تفکيک باشد

                                                            8)مدون و مکتوب باشد

• انواع  خط مشی:

1)خط مشی‌های اساسي

2)خط مشی‌های کلي

3)خط مشی‌های واحدي

مسئوليت برنامه‌ريزي :

• متخصصان برنامه‌ريزي

• گروه ضربت برنامه‌ريزي

• بر عهده خود مديران

انواع هدف‌گذاري :

                                    هدف‌گذاري سنتي

                                    هدف‌گذاري بر مبناي هدف

ابزارهاي برنامه‌ريزي:

• پيش‌بيني

برآورد شرايط يا رويدادهاي آينده بر اساس اطلاعات جاري، پژوهش و تجربه گذشته.

•  جداول زماني

فرآيندي براي تنظيم فهرستي از جزييات فعالیت‌هایی که بايد براي تحقق هر هدف اجرا شود.

• انواع پيش‌بيني :

1.      پيش‌بيني اقتصادي

2.      پيش‌بيني فني

3.      پيش‌بيني روند اجتماعي

                                                                                                    4.      پيش‌بيني فروش

 

 

 

 

 

سوال های مهم- جزوه مديريت و اصول سرپرستي(گروه‌های کاری و کارکنان سازمان)

   

 

1-  سوپر وایزریا سرپرست را تعریف نمایید.Supervisor1- «   

2-  مدیر و مدیریت را تعریف نمایید.

3-  سازمان را تعریف نمایید.

4-   حضرت علی (ع) نقش سرپرست در جامعه را به سه چیز تشبیه نموده است ؟

5-       در باره آموزش کارکنان  توضیح دهید.

6-       مهارت‌ها و توانایی های سه گانه سرپرستی را توضیح دهید.

توانایی هادی هفتگانه‌ی سرپرستی : 

1-                     توانایی استعداد سازمان‌دهی و کارآفرینی . 

2-                     توانایی انگیزش کارکنان . 

3-                     توانایی ایجاد کار استانداردشده .  

4-                     توانایی ایجاد شرایط کار جمعی.

5-                     توانایی تصمیم‌گیری . 

6-                     توانایی یادگیری روابط مؤثر.

7-                     توانایی برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان .

سرپرستان برای اداره‌ی امور سرپرستی به منابع چهارگانه‌ی زیر نیازمندند :

1- منابع اطلاعاتی : شامل برنامه‌ها، آئین نامه‌ها و دستورالعمل‌ها .

2- منابع مادی : شامل اشیاء، وسایل، امکانات و تجهیزات مورد نیاز سازمان نظیر ساختمان، زمین و غیره .   

3- منابع مالی : شامل بودجه و اعتبارات و سرمایه هادی مالی سازمان .

4- منابع انسانی : شامل افراد و کارکنان که به عنوان عنصر حیاتی و سرمایه‌ی اصلی سازمان محسوب می‌شوند و جزء مهم‌ترین و اثربخش‌ترین منابع سازمانی به شمار می روند .

کاربرد هر یک از منابع چهارگانه گامی مؤثر در مسیر تحقق هدف‌های سازمانی است. در عصر حاضر برخورداری از سازمان‌های کارآمد در سبک زندگی بسیاری از افراد مسئله‌ای اصلی تلقی می‌گردد لیکن مشکل اساسی اداره امور سازمان‌ها این است که سرپرستان باید منابع چهارگانه‌ی اطلاعاتی، مادی، مالی و انسانی را که غالباً محدود و ناهماهنگ می‌باشند شناخته، آن‌ها را هماهنگ نموده و در جهت تحقق هدف‌ها به کار گیرند.

اصول هفتگانه‌ی سرپرستی

در بعضی منابع اصول هفتگانه‌ای برای سرپرستان بیان نموده‌اند که به اهم آن‌ها می‌پردازیم :

اصل یک (وظایف و مسئولیت‌های افراد باید کاملاً روشن باشد) :معمولاً وقتی کسی به کاری گمارده می‌شود قبل از هر چیز باید بداند از او چه می‌خواهند وسایل و مأموریت هادی او کدام‌اند .

اصل دو (افراد باید در انجام وظایف خود هدایت شوند):از کسی نمی‌توان توقع داشت که در دنیای بی‌اطلاعی کار کند، هرمستخدمی علاقه‌مند به آگاهی از وقایعی است که در سازمان رخ می‌دهد و با کار او ارتباط دارد، سرپرست باید از آنچه واقع‌شده یا قرار است واقع شود کارکنان خود را آگاه سازد.

اصل سه(کار رضایت‌بخش مستخدم، باید مورد تشویق قرار گیرد) : افراد مایل‌اند از خدمات صادقانه‌ی آنان تقدیر به عمل آید و مسلماً وقتی خدماتشان مورد توجه قرار گیرد، بهتر و با علاقه‌ی بیشتر کار خواهند کرد . بهتر است تشویق در جمع صورت گیرد .

اصل چهار(کار نامطلوب باید مورد انتقاد قرار گیرد) :انتقاد باید خصوصی باشد، عیب‌جویی در حضور دیگران صرف‌نظر از هر عاملی دیگر ممکن است سبب رنجش سایرین شود. در هر حال انتقاد باید جنبه‌ی سازندگی داشته باشد.

اصل پنج(به مستخدمین باید میدان داد تا بتوانند مسئولیت‌های بیشتر را بپذیرند) :سرپرست موفق کسی است که قبلاً خود را آماده نماید تا شخص با کفایتی را جانشین خود نماید و نگذارد به جریان امور او لطمه وارد آید .

 اصل شش(کارکنان باید برای پرورش استعدادها و نوآوری‌ها در کار خود ترغیب شوند) :سرپرست کاردان کسی است که افراد تحت سرپرستی خود را برای فراگرفتن معلومات، عقاید و افکار جدید، ترغیب و تشویق نماید. این کار مستلزم دارا بودن تخصص و ابتکار است .  سرپرستانی در کار موفق‌اند که بتوانند افکار افراد تحت سرپرستی خود را به کار بیندازند تا با استفاده از پیشنهاد‌ها و عقاید جدید آنان، روزبه‌روز، بر حسن جریان کار بیفزایند. 

 اصل هفت(محیط کار باید بهداشتی و مصون از استرس هادی روحی و روانی باشد) : آخرین اصلی که اغلب کمتر به آن توجه می‌شود، اصل بهداشتی و مصونیت محیط کار مستخدم است. بدون شک اجرای این اصل یکی از مسئولیت‌های سرپرست است. بسیاری از سرپرستان نه تنها در انجام کارهای کم خطر به این مورد توجه ندارند بلکه در کارهای خطرناک هم توجهی به مسئله‌ی مصونیت نمی‌نمایند. در نتیجه، گاه و بیگاه با مشکلات عمده‌ای روبرو می‌شوند که با اندکی توجه می‌تواند از بروز مشکلات جلوگیری نمایند.

ویژگی‌هادی اخلاقی سرپرست ایده آل

سرپرست برای انجام وظایف و پاسخگویی مسئولیت‌هایی که به عهده‌دار لازم است، این خصوصیات شخصیتی را دارا باشد و در خود تقویت نماید تا به مقام سرپرست ایده آل نائل آید : شایستگی و امانت‌داری: یعنی داشتن مهارت‌هایی نظیر دانش، بینش و اخلاق و رفتار پسندیده با زیردستان.

 P شخصیت : برخورداری از ویژگی‌هادی شخصیتی نظیر هوش، ذکاوت، خلاقیت و درک صحیح از خود و دیگران از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که مدیر، رهبر و سرپرست را در بین زیردستان و پیروان ارجحیت می‌دهد .

P شور و اشتیاق به کار: شور و اشتیاق به کار و رسیدن به هدف باید در رفتار سرپرست ظاهر گردد و تنها به اظهار علاقه و اشتیاق نباید اکتفا شود .

P شهامت و جسارت : سرپرست در رهبری کارکنان و اداره‌ی کارها باید شهامت داشته باشد و از خطرات و یا شکست خوردن نهراسد .

P اعتمادبه‌نفس: در تصمیم‌گیری اطمینان از صحت اطلاعات ضروری است .

P صداقت، وفاداری، خیرخواهی، خوش‌قولی :  سرپرست لایق به قول و حرف خود پایبند است و افراد به او اعتماد دارند. وفای به عهد موجب آرامش خاطر و دلگرمی کارکنان می‌شود . در گفتار صادق و نسبت به دیگران خیرخواه است .

P مهربانی و همدلی : سرپرست لایق برای ایجاد دوستی و محبت، به علایق زیردستان پاسخ مناسب دوستی را با دوستی می‌دهد و در برابر رفتارهای غلط واکنش مناسب نشان می‌دهد و با رعایت روابط انسانی صمیمیت لازم میان افراد ایجاد می‌نماید .

ه طور کلی مسئولیت‌های سرپرستان به شرح زیر است(20 مورد) :

1- تعیین نمودن تعداد پرسنل مورد نیاز در واحد تحت سرپرستی .

2- انتخاب نمودن نیروهای جدید .

3- گماشتن کارکنان به مشاغل خاص ویژه .

4- تصمیم‌گیری در خصوص نرخ مناسب دستمزد پرداختی به کارکنان .

5- تشریح و تعیین شرایط و موقعیت کار برای نیروهای جدید الاستخدام .

6- دادن آموزش هادی مورد نیاز به کارگران جدید الاستخدام  .

7- ارزیابی عملکرد و آموزش دادن به نیروهای قدیمی .

8- انتقال دادن کارکنان، به حالت تعلیق درآوردن یا توصیه جهت اخراج کارکنان .

9- موافقت‌کردن با درخواست هادی مرخصی و غیبت کارکنان .

10- تعیین تناسب پاداش‌هادی پرداختی .

11- اختیار لازم داشتن جهت برقراری حق اضافه کاری.

12- اعلام موافقت در خصوص بخش‌هایی از برنامه‌ریزی خاص سازمان، برقراری حق مأموریت و تعطیل کردن بخش‌هایی از کار و فعالیت .

13- اجرای قوانین و مقررات شرکت .

14- حفظ ایمنی شرایط محیط کار .

15- رسیدگی به تصادفات و حوادث .

16- ارتباط و اطلاع داشتن از موضوعات مطرح‌شده .

17- ارتباط و پیوند اولیه با مسائل و مشکلات شخصی کارکنان .

18- نگهداری و راه‌اندازی سیستم بایگانی .

19- گزارش نمودن کار، فعالیت و رخدادها .

20- ایجاد روابط حسنه با افراد برای رسیدن به نتیجه‌ی خوب .

دلایل عدم موفقیت سرپرستان(5 مورد) مهم

1- عدم ایجاد جو دوستانه در محیط کار تا کارکنان بتوانند آزادانه صحبت نمایند .

2- ناآگاهی نسبت به این امر که پیشرفت کار یک شرکت تنها در سایه همکاری همه اعضا آن حاصل شود. 

3- استفاده نکردن از تجربیات و اطلاعات دیگران .

4- عدم به‌کارگیری افراد زیردست در رفع موانع و محدودیت هادی پیش‌آمده .

5- نداشتن نگرش مثبت نسبت به کارکنان .

عوامل تغییردهنده‌ی توقعات افراد را نام ببرید ؟

عوامل تغییردهنده‌ی توقعات افراد عبارت‌اند از ؛ سن، تحصیلات، تجربه، نوع و شرایط کار، وضع جسمی، وضع مالی، هوش و استعداد، جنسیت، فرهنگ و خانواده.

مهم‌ترین منابع قدرتکه  برخورداری از آن‌ها رمز موفقیت اساسی برای سرپرستان محسوب می‌گردد عبارت‌اند از:

الف- قدرت در اجرا : سرپرست باید در به‌کارگیری زیردستان و قدرت اجرایی فعالیت سازمان از دید و نگرش جامع برخوردار و دارای تفکر وسیع در مسائل سازمانی باشد.

ب- قدرت در تجزیه و تحلیل مسائل و حل مشکلات : برای رسیدن به این هدف، شناختن مسائل، جمع‌آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن‌ها برای پیدا کردن بهترین راه حل از میان راه‌حل‌ها برای حل مشکل مهم است. 

ج- قدرت تعهد وجدان کاری بین کارکنان : عملکرد یک سرپرست خوب متکی بر صداقت، راستگویی وجدان کاری اوست، سرپرست باید خود الگویی مثبت در تمام این زمینه‌ها برای کارکنان و زیردستان باشد.

د- قدرت در تعلیم و تربیت : سرپرست همیشه آموزشگر و تعلیم دهنده است، آموزشگری که آموزش آن در هرمرحله جنبه‌ی راهنمایی، ارشاد و هدایت را دارد.

ه- قدرت در ایجاد اعتماد و همکاری : در این زمینه باید بانفوذ در قلوب زیردستان و مدیریت به دل‌ها و قلب‌ها و برخورد پسندیده اعتماد دیگران را جلب کرد.

و- قدرت در ایجاد انگیزش در کارکنان : فراهم نمودن فضا و شرایطی که تمایلات شخصی کارکنان را برآورده سازد و افراد را از کشیده شدن به سوی یأس و ناکامی که نتیجه‌ی رفتار منفی زیردستان است بر حذر دارد. 

ز- قدرت در ایجاد ارتباط خوب انسانی :  برقراری ارتباط مناسب انسانی در سازمان، ایجاد همدلی و تفاهم، نوع‌دوستی وفاق ملی از مهم‌ترین مسائلی است که سرپرستان با برقراری روابط صمیمی و حسنه و به عنوان پل ارتباطی بین کارکنان، کارگران و کارمندان با مدیران فرادست می‌توانند ایجاد نمایند.

نظريه فايول

فايول، علاوه بر تعريف مديريت بر حسب کارکردهای پنج‌گانه، نظريات خود را در اصول كلي مديريت جمع‌بندی كرده است اين اصول كه فايول آن‌ها را بر اساس تجربيات طولاني خود در مديريت وضع كرده، تجربه و مهارت مديران به شرايط موقعيت كاري آنان بستگي دارد .

اصول چهارده گانه فايول  P

1- تقسيم كار ؛ تخصصي شدن كار وسيله طبيعي تحول و پيشرفت مؤسسات و جوامع است در نتيجه تخصص، عناصر كار کاهش‌یافته حدود وظايف كاركنان مشخص می‌شود.

2- اختيار و مسئوليت : اختيار و مسئولیت‌ها بايد معادل باشد. كسي كه مسئوليت انجام دادن وظیفه‌ای را بر عهده می‌گیرد بايد براي انجام دادن آن ، متناسب با مسئوليت اختيار داشته باشد .

3- انضباط ؛ اعضاي سازمان بايد به مقررات و قوانين سازمان احترام بگذارند و از مافوق اطاعت كنند از لحاظ فايول انضباط در نتيجه رهبري مؤثر و متناسب، توافق عادلانه بر سر قواعد و مقررات انجام كار و اعمال مجازات در قبال تخلفات به وجود می‌آید .

4- وحدت دستور: هر کارمندی بايد فقط  از يك مافوق دستور بگيرد و بس.

5- وحدت و هدایت : هر گروه از فعالیت‌های سازمان كه هدف واحدي دارند بايد فقط تحت يك برنامه و به وسيله يك مدير هدايت شوند .

6- تقدم منافع عمومي بر منافع خصوصي ؛ در هر سازمان، كل مهم‌تر از اجزاي آن، يعني هدف‌های سازماني بر هدف‌های فردي و خصوصي ارجحيت دارند، از اين رو، اولويت با مقاصد و منافع سازماني است .

7- حق‌الزحمه كاركنان : پرداخت حق‌الزحمه كاركنان و مديران در قبال خدماتي كه انجام می‌دهند بايد عادلانه باشد و موجبات رضايت آنان را فراهم سازد.

8- تمركز: كاهش نقش زيردستان در امر تصمیم‌گیری را تمركز و افزايش نقش آنان در تصمیم‌گیری را عدم تمركز می‌نامند.

9- سلسله‌مراتب : جريان اقتدار و اختیار ، يا زنجير فرمان در هر سازمان ، به ترتيب رتبه و مقام ، از بالاترين سطح مديريت به پایین‌ترین سطح عملياتي ادامه می‌یابد.

10- نظم : طبق اين اصل، استفاده از منابع مادي و انسانی سازمان بايد تابع نظم و ترتيب دقيق و منطقي باشد . هر چيز و هركس بايد در جا و موقعیت مناسب خود قرار گيرد.

11- انصاف : رفتار مديران با زيردستان بايد مبنی بر مقررات سازمان، توأم با عدالت و انصاف و دوستانه باشد.

12- ثبات شغلي و استخدامي : فايول مشاهده كرده بود که سازمان‌های موفق معمولاً از وجود گروه ثابتي از مديران و كاركنان برخوردارند از اين رو نقل و انتقال كاركنان را مضر می‌دانست و معتقد بود در هرس ازمان بايد اقداماتي براي تشويق كاركنان به ويژه مديران به خدمت درازمدت صورت گيرد.

13- ابتكار :  به زيردستان بايد فرصت داده شود كه در انجام وظايف خود تفکر و نوآوري كنند و ابتكار عمل به خرج دهند.

14- روحيه گروهي : ايجاد روحيه گروهي موجب وحدت و هماهنگي سازمان می‌شود. به نظر فايول از عوامل مختلفي می‌توان براي ايجاد و تقويت روحيه استفاده كرد ولي مهم‌ترین آن‌ها و حدت فرمان و ارتباط شفاهي است.

مديريت اداري( نظريه كلاسيك سازمان )

1- فني(توليد،ساخت و تغيير شكل كالاها)

2- بازرگاني(خريد، فروش و معاوضه)

3- مالي(تهيه سرمايه و استفاده مطلوب از آن )

4- ايمني(حفاظت اموال و افراد)

5- حسابداري(انبارداري تهيه ترازنامه محاسبه قيمت و تهيه آمار)

6- مديريت( برنامه‌ریزی ، ساماندهي، فرماندهي، هماهنگ‌سازی، كنترل ) 

 

تحليل ماکس وبر

اقتدار به سه طريق، صورت مشروع يا قانوني پيدا می‌کند.

1- اقتدار فرهمند(شخصيتي) ؛  منشأ آن جاذبه يا امتیاز شخصیتی فرد است .

2- اقتدار سنتي ؛ منشأ آن رسوم و سنت‌ها و عرف و عادت است .

3- اقتدار عقلايي(قانوني) ؛ منشأ آن مقررات و قوانين عقلايي است .

نظریه روابط انسانی(مطالعات هاثورن)

 

نظریه روابط انسانی از جمله رهیافت‌های منابع انسانی به مدیریت است. در طول سال‌های اواخر دهه 1920 تا آغاز دهه 1930 میلادی مجموعه مطالعاتی در کارخانه شرکت وسترن الکتریک در شهر هاثورن صورت پذیرفت، این بررسی‌ها که به مطالعات هاثورن مشهور شد، سرانجام به جنبش روابط انسانی در مدیریت منجر گردید.

مطالعات هاثورن در ابتدا با دیدگاهی نظیر دیدگاه مدیریت علمی آغاز شد؛ بدین معنی که تلاش می‌شد با بهبود روش‌ها و ابزارهای انجام کار، کارآیی بیشتری در کار به دست آید. در این مطالعات اثر روشنایی بر کارآیی بررسی می‌شد ؛ زیرا شرکت جنرال الکتریک در صدد بود فروش لامپ روشنایی خود را افزایش دهد ؛ بنابراین به همراه سایر شرکت‌های تولیدکننده وسایل الکتریکی، مطالعاتی را بر روی رابطه میان روشنایی و بهره وری هدایت کردند.

این مطالعات به سه مرحله کلی قابل تقسیم هستند : 1)آزمایشات روشنایی. 2)آزمایشات اتاق نصب و اتصال تقویت‌کننده هادی الکتریکی. 3)آزمایش اتاق سیم‌پیچی کلیدهای تبدیل‌کننده تلفن. هر یک از این مراحل از مرحله پیشین ناشی می‌شد و بر آموخته هادی پژوهشگران می‌افزود.

 

 نتيجه‌گيري از مطالعات هاثورن :

1)انسان‌ها اساساً به وسیله نيازهاي اجتماعي برانگيخته مي‌شوند.

2)انسان‌ها از فشار اجتماعي گروه همکاران بيشتر از تشويق و کنترل متأثر مي‌شوند.

3)انسان‌ها به همان اندازه که مديريت سازمان به ارضاي نيازهاي اجتماعي مي‌پردازند نسبت به آن پاسخگو متعهدند.

نگرش رفتاري

علماي رفتاري مطالعه مسائل سازمان و مدیریت را به صورت جدي تر به مدد روش‌های دقيق ، علمي دنبال کرده‌اند خصيصه اصلي اين شيوه كاربرد روش تحقيق علمي و كشف روابط علّي است از مفاهيم و نظریه‌های جامعه‌شناسي ، روانشناسي و مردم‌شناسی به منظور بسط و توسعه دانش رفتاري در محيط كار و نهضت روابط انساني مبلغ انديشه سازمان‌ها هاي زير شد استفاده می‌کنند.

1)حرمت و شأن انسان بايد در محيط کار اِحيا شود.

2)هدف‌های کارکنان بايد در جهت رفاه کارکنان باشد.

3)در مديريت و تصميم‌گيري از مشارکت گروهي افراد استفاده شود.

4)با تغيير در ساختار سازمان  امکان آزادي عمل و ابتکار داده شود.

5)اهميت و جايگاه گروه‌ها در محيط کار به درستی شناخته شود.

مكتب علم مديريت

هدف اصلي مكتب علم مديريت، كاربرد روش علمي براي حل مسائل فني مديريت در سطح وسيع است . مكتب علم مديريت از لحاظ روايت جديد مديريت علمي است .

كامپيوتر و علوم مربوط به آن ارزش فوق‌العاده‌ای در رشد علم مديريت داشته است .

نگرش سيستمي

اين نگرش تقریباً از سال 1960 به بعد در مديريت مرسوم شد . طرفداران اين نظريه معتقدند که نگرش سيستمي بهترين طريق براي وحدت بخشيدن مفاهيم و نظريه‌هاي مديريت و دستيابي به نظريه‌اي جامع است.

 سازمان را به صورت يك كل و یک سيستم می‌نگرند براي درك و شناخت يك كل، شناخت اجزاء و عناصر تشکیل‌دهنده آن و نيز روابط و کنش‌های ميان اجزاء و عناصر ضروري است . در اين كل، هر جزء بدون اجزاي ديگر نمی‌تواند مؤثر عمل كند.

• عناصر کليدي در نگرش سيستمي :

1.تعريف سيستم

2. سيستمهاي فرعي

3. سيستمهاي باز و بسته

4. مرز سيستم

5. هم‌افزايي

6. جريان

7. بازخورد

• تعريف سيستم : مجموعه‌ای از اجزاست که با ارتباط و پيوند متقابل يک کل واحد را تشکيل می‌دهند و نقش معيني ايفا مي‌کنند.

•  سيستمهاي فرعي : اجزايي که کل سيستم را مي‌سازند سيستمهاي فرعي مي‌نامند.

•  سيستمي باز : سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل داشته باشد سيستم باز ناميده مي‌شود.

سیستم  بسته : سيستمي که با محيط اطراف خود کنش متقابل نداشته باشد سيستم بسته ناميده مي‌شود.

• مرز سيستم : هر سيستمي مرزي دارد که آن را از محيط اطرافش جدا مي‌کند.

•  بازخورد : کليد نظارت سيستم است و براي حفظ تعادل پوياي سيستم ضروري است.

بازخورد(پس‌فرست، بازفرست، پس‌خور، پس‌خوراند، یا فیدبک): نوعی برگشت پیام ارتباطی است که در آن، گیرنده به طور عامدانه یا غیرعامدانه به پیام فرستنده واکنش نشان می‌دهد. این پیام‌ها، به فرستنده امکان می‌دهند تا وضعیت ارتباطی خود را با مخاطبانش ارزیابی کند.

• هم‌افزايي : يعني اينکه هرمجموعه بزرگ‌تر از اجزاي تشکیل‌دهنده آن است.

•  نگرش اقتضايي(نگرش موقعيتي) : اساس نگرش اقتضايي بر اين استوار است که يک الگوي مديريت براي همه موقعیت‌ها به عنوان بهترين راه وجود ندارد.

• متغيرهاي اقتضايي: (1- الزامات محيط خارجي سازمان.   2- فناوري     3- افرادي که براي سازمان کار مي‌کنند). 

• تصميم‌گيري : انتخاب يک راه از ميان راه‌های مختلف و در حقيقت بهترين راه براي نيل به اهداف.

• خط مشی : خط مشی‌ها راهنماي تصميم‌گيري‌اند و چارچوب وسيعي را ايجاد مي‌کنند که مديران بايد در محدوده آن‌ها تصمیم‌های آتي را اتخاذ کنند.

•  روش‌ها :  روش‌ها شيوه‌هاي مشخص يا گام‌هایی معين را براي اجراي فعالیت‌های آينده تعيين مي‌کنند و راهنماي عمل‌اند.

قوانين : اقدامات الزامي ویژه‌ای را معين مي‌کنند(بايدها و نبايدها)

مديريت اداري( نظريه كلاسيك سازمان )

1- فني(توليد،ساخت و تغيير شكل كالاها)

2- بازرگاني(خريد، فروش و معاوضه)

3- مالي(تهيه سرمايه و استفاده مطلوب از آن )

4- ايمني(حفاظت اموال و افراد)

5- حسابداري(انبارداري تهيه ترازنامه محاسبه قيمت و تهيه آمار)

6- مديريت( برنامه‌ریزی ، ساماندهي، فرماندهي، هماهنگ‌سازی، كنترل )